A lo largo de la vida de una empresa se genera una enorme cantidad de documentación que obliga a disponer de una gran capacidad de almacenamiento. Muchos de esos documentos pueden conservarse en formato electrónico, con el consiguiente ahorro de espacio. Sería el caso de los impuestos y comunicaciones de la Agencia Tributaria y la Seguridad Social. Sin embargo, hay otros, como las escrituras, los contratos mercantiles o las facturas, de obligatoria conservación en formato físico.
Los documentos notariales, así como las variaciones censales, las actas de inspección o los libros de visitas deben conservarse durante toda la vida del negocio. Pero aquellos que sirven como soporte a los impuestos, es decir, las facturas, pueden permanecer en la empresa durante un tiempo limitado para proceder luego a su destrucción.
Según el artículo 30 del Código de Comercio "los comerciantes conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años a partir del último asiento realizado en los libros". A esta norma deberán atenerse tanto los empresarios autónomos como las entidades mercantiles, una vez cesada su actividad o disuelta la sociedad. Este plazo es mayor que el exigido por la normativa tributaria, que fija en cuatro años el plazo máximo de prescripción de los impuestos.
Es decir, si yo presento una en enero de 2013 la liquidación de IVA del cuarto trimestre de 2012, según la legislación fiscal deberé conservar las facturas y justificantes de esa liquidación hasta enero de 2016. A partir de esa fecha, la documentación no será exigible por la Agencia Tributaria. Si lo será, sin embargo, desde el punto de vista mercantil. Las facturas de inmovilizado reciben un tratamiento diferente, puesto que no podrán destruirse mientras se estén practicando amortizaciones.
Hay que tener en cuenta que el plazo de prescripción de los impuestos computa desde la fecha en la que estos fueron exigibles. El plazo en que Hacienda podrá revisar mi declaración de la Renta de 2012 finalizará en 2017, porque el impuesto, aunque se refiere al ejercicio 2012, se presenta en 2013 y es esta última fecha la que se toma como referencia. El plazo puede ser mayor en el caso de recibir un requerimiento, ya que en esta situación el cómputo se interrumpe.
Los sujetos pasivos del Impuesto sobre Sociedades deben atenerse a un plazo más amplio si están aplicando compensación de bases imponibles negativas. La compensación puede realizarse con bases positivas de los 18 ejercicios siguientes. Teniendo en cuenta que el ejercicio de este derecho exige la conservación de los libros contables donde se justifique, podemos deducir que los periodos obligatorios de conservación de documentos pueden variar de una empresa a otra y alargarse de un modo considerable.
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