La trascendencia de la inspecciones obliga a que éstas se documenten de manera adecuada. Esto hace que se dispongan de documentos normalizados, tanto en apariencia como en contenido, con el fin que haya un procedimiento preestablecido que cumpla la normativa que regula la realización de estas actuaciones.
La documentación que se puede utilzar a lo largo de una inspección fiscal puede clasificarse en comunicaciones, diligencias y actas. Cada clase de estos documentos tiene un uso distinto y se utiliza en circunstancias determinadas.
Las comunicaciones
Las comunicaciones son documentos en los que la inspección se relaciona de manera unilateral con el interesado. Sirven para poner en conocimiento determinados hechos, circunstancias o datos y, también, servirán para realizar los requerimientos oportunos. Estas comunicaciones han de hacerse llegar y notificarse al interesado y han de contener los siguientes datos:
- Lugar y fecha en la que son expedidos.
- Los datos identificativos de remitente y del destinatario.
- Los hechos que se comunican.
Las diligencias
Las diligencias son documentos que la inspección extiende durante el procedimiento y que sirven para recoger hechos o circunstancias de relevancia para las actuaciones que se están realizando o para recoger las manifestaciones de las personas con las que actua la inspección.
Las diligencias se levantan en presencia del interesado o persona autorizada y, no teniendo necesariamente que seguir un modelo preestablecido, deben contener los datos siguientes:
- Lugar y fecha de expedición.
- Dependencia en la que se extiende.
- Identificación del funcionario, del obligado tributario y de la persona ante la que se extiende la diligencia.
- El contenido de los hechos, datos o manifestaciones recogidas.
Las diligencias no pueden contener ni propuestas de liquidación, ni conclusiones o deducciones sobre los hechos recogidos. Se harán por duplicado y han de ser firmadas por las partes, entregándose una copia al interesado o su representante. Si la persona se negase a firmar se hará constar el hecho y se entregará el duplicado igualmente.
Las diligencias tienen caracter de documento público, sirviendo de prueba de los hechos, salvo prueba en contrario. Lo que en ellas se recoge, manifesta y se acepta se presume cierto.
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