Dos cuestiones importantes a tener en cuenta al configurar su oficina son:
¿Qué imagen quiero transmitir a los empleados, clientes y competidores?
La apariencia de la oficina ayuda a la percepción de su empresa por parte de la gente, así que asegúrese de su primera impresión es buena. Su espacio de oficina debe ser una extensión de su marca y reflejar su cultura de empresa.
Cosas tan simples como dónde poner su nombre comercial o logotipo y qué color de pintura utilizar puede parecer trivial, pero pueden tener un fuerte impacto psicológico en los clientes y empleados.
También, considere el tipo de mobiliario y equipamiento que compra para su oficina. Por ejemplo, si los equipos están fuera de fecha, hará que sea más difícil para sus empleados ser productivos. Del mismo modo, si usted tiene muebles viejos con muescas y arañazos o no hay suficiente espacio de almacenamiento para mantener su oficina organizada sus clientes pueden preguntarse si se les va a dar el debido cuidado y atención.
¿Cómo puedo incorporar las necesidades de mis trabajadores en el diseño? La organización del espacio de oficina no sólo implica la compra o el alquiler de mobiliario. Debido a que los empleados pasan una cantidad significativa de tiempo en la oficina, es importante proporcionar una disposición y un diseño que haga que se sientan cómodos y alimente la colaboración y los buenos hábitos de trabajo.
¿Cómo gestiono el día a día?
Ahora que ha establecido su oficina hasta que, ¿cómo conseguir que funcione correctamente en su día a día? Es posible que desee considerar la externalización de las tareas que son esenciales para administrar la oficina (limpieza, mantenimiento,...), pero no son el foco de su negocio. Si lo hace, le dará más tiempo para centrarse en su negocio principal, sin empantanarse con las actividades del día a día que vienen con el funcionamiento de una oficina.
Tipos de tareas a considerar el outsourcing incluyen: Los trabajos que se pueden hacer de manera más eficiente y rentable por parte de otra empresa / negocio: Algunas de las tareas más comunes que las empresas tienden a externalizar son la nómina, la entrada de datos, cuentas por pagar y los servicios de contestador de teléfono. La externalización de este tipo de actividades de consumo general puede ayudarle a su empresa a ahorra tiempo y dinero.
Los trabajos que requieren conocimientos de nivel ejecutivo no fundamental para su negocio: Al igual que con la mayoría de las pequeñas empresas, usted y un número de sus empleados pueden realizar funciones diferentes. A pesar de que puede que no tenga un presupuesto para un ejecutivo de marketing a tiempo completo es posible que pueda valorar el uso de expertos independientes que podrían dedicar unas horas al mes para asegurarse de que su empresa está en el camino correcto.
Los trabajos que requieren conocimientos especializados: La tecnología acelera el cambio, puede ser difícil para cualquier persona que no se dedica a las TIC´s mantenerse al día en la tecnología que su empresa necesita para crecer. Mediante la externalización de TIC´s, usted puede disponer de un ejército de profesionales de TIC´s con conocimientos que pueden asegurar que su tecnología está cumpliendo con las necesidades de su negocio y proporcionará el apoyo que necesita para mantener su negocio en marcha y funcionando en el mundo digital de hoy.
En Pymes y Autónomos | La ineficiencia de la oficina
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