Realizar un correcto análisis de puestos es vital para que una empresa plante los pilares básicos de su estructura. No solo nos ayudará a aumentar la eficiencia de las selecciones de personal sino que también nos permitirá realizar un adecuado reparto de funciones, marcar mejor los objetivos individuales, programar tramos salariales, confeccionar formularios de solicitud de empleo y aumentar la motivación de los trabajadores, entre otros beneficios.
Definir un puesto se basa en realizar un análisis del mismo para obtener una descripción pormenorizada de las tareas realizadas así como determinar la relación con otros. Para hacerlo correctamente tendremos que estipular las habilidades necesarias para que un trabajador pueda desempeñarlo con éxito.
Existen cinco métodos básicos muy utilizados para conseguir esta descripción. Algunos son relativamente rápidos y otros necesitan de más tiempo (y por tanto de más recursos) pero que a cambio nos puede dar una descripción más completa. Si queremos contratar al mejor empleado para un puesto primeros debemos tener muy claro cómo es el puesto a cubrir.
Observación directa
Es a priori el método más "sencillo" de aplicar pero en caso de que lo realice el jefe o responsable puede encontrarse ante empleados que modifican sus rutinas habituales por su presencia (también puede pasar con cualquier otra persona). Por ello es bueno que sea realizado por un analista objetivo e informando a los empleados de los objetivos del estudio: simplemente definir las tareas realizadas pero nunca juzgarlas.
En cualquier casos la observación directa debería extenderse durante varios días para cada puesto (dependiendo de su complejidad) de manera que se pueda realizar una descripción detallada que no esté basada en las acciones puntuales que puedan suceder.
En empresas medianamente grandes los resultados pueden demorarse, sobretodo si realizamos un método mixto utilizando alguno de las otras técnicas que vamos a describir.
El diario
Esto supone que ciertos trabajadores claves, concienciados sobre la importancia del análisis, registren sus actividades diarias en un documento para obtener un listado de tareas.
Los problemas pueden surgir cuando estos empleados exageran sus responsabilidades, se anotan tareas de más u omiten algunas que pueden ser consideradas como poco idóneas.
Centrar todo el registro en un único profesional puede darnos datos insuficientes así que el diario podría ser confeccionando por varios a la vez para aumentar su fiabilidad. El tiempo de análisis puede ser similar al de la observación pero no necesita la presencia de una persona en el papel de analista y por tanto los costes se reducen.
Entrevistas
Una de las maneras más habituales para reducir los tiempos necesarios para hacer un buen análisis de puestos es realizar entrevistas individuales o grupales en las que descubrir las destrezas necesarias y las tareas desarrolladas en cada puesto.
El análisis combinado de las entrevistas individuales (o una grupal que es menos recomendable) podrá conformar una descripción definitiva aunque en este caso pueden quedar fuera algunas tareas que puedan ser consideradas poco relevantes o que no quieran admitirse ante la dirección. Su fiabilidad es por tanto relativa aunque de todas maneras sus resultados pueden ser de gran ayuda.
Cuestionario
Realizar un cuestionario estructurado puede ayudar a los empleados a informar de las características del puesto sin la presión de una entrevista ni cortas limitaciones temporales. Además puede plantearse un sistema de anonimato útil en ciertas organizaciones.
Ahora bien ¿nuestro cuestionario es perfecto? ¿se adecua a cada actividad? Normalmente el cuestionario contiene un listado de tareas a marcar por el trabajador así que podemos dejar fuera algunas no contempladas y es que aunque pongamos un apartado de "otras", el trabajador puede ignorarlo por el agotamiento mental.
Lo que diga el experto
Acudir a expertos supone obtener una descripción genérica del puesto. Es un método rápido, seguramente menos costoso (si medimos los tiempos, etc...) pero también menos fiable.
No obtendremos una respuesta adaptada a la realidad de nuestra empresa ni será de tanta ayuda a la hora de realizar una selección de personal. Es el menos recomendable según mi punto de vista pues cada empresa es un universo...y cada puesto una galaxia muy particular.
En Pymes y Autónomos | El formulario de solicitud de empleo como aliado en la selección de personal, Métodos innovadores de selección: el método Gronholm Imagen | Freddy The Boy