Uno de los ladrones de tiempo habituales en muchas empresas es el correo electrónico. Pero además del uso que se hace por no saber administrar la importancia que le damos a la recepción del correo que nos llega frente a las tareas que tenemos pendiente, existe un reto técnico que muchas empresas no tienen bien resuelto. Se trata de gestionar el correo de forma eficaz desde varios dispositivos.
Hablamos de usuarios que tienen correos de empresa, pero que lo mismo los leen desde su smartphone cuando están fuera de la oficina, desde el ordenador en su puesto de trabajo o el portátil si están en casa o de viaje. El problema que muchas veces la información que tienen en cada uno de los dispositivos no coincide.
No tenemos la misma agenda, las carpetas de enviados no siempre tienen la misma información o no se comparte la información de los calendarios. Esto provoca una pérdida de tiempo considerable, ya que es una herramienta que utilizamos mucho.
El problema viene porque muchas veces se utilizan los correos electrónicos que nos ofrece nuestro proveedor de dominio, que suelen utilizar protocolo POP o IMAP, pero que nos nos permiten trabajar de igual manera desde los diferentes dispositivos. Outlook es una herramienta que ha permitido durante mucho tiempo gestionar el correo descargándolo en local, pero hoy en día quizás es más eficaz realizar esta gestión directamente desde la nube.
Aquí las empresas y sus proveedores de correo suelen enfrentarse con dos problemas. Por un lado una interfaz web muy poco amigable, donde el trabajador se siente incómodo en la redacción y gestión del correo, aunque tienen algunas alternativas que pueden ser interesantes.
El otro inconveniente es el tamaño del buzón, que en muchos casos es realmente pequeño para los estándares de hoy en día, alrededor de 2 GB, algo insuficiente para la mayoría de los usuarios para usar sólo la versión web y tenerlo todo sincronizado. Por eso un gestor de correo como Outlook ha sido la solución perfecta hasta hace poco.
El problema es que hoy en día para muchas organizaciones la forma de trabajo ha cambiado. La sincronización es básica para que las herramientas de movilidad sean realmente útiles y no basta con recibir el correo, sino que se demanda una gestión más eficaz multidispositivo. Las cuentas de Google Apps, Office 365 o Exchange solucionan este problema, aunque por lo general suponen un coste algo mayor para las empresas, aunque realmente se amortiza en muy poco tiempo con el ahorro de tiempo que se consigue con su uso.
En Pymes y Autónomos | El correo electrónico sigue aumentando su uso en las empresas, ¿también en la tuya?
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