Si hemos estado atentos al lanzamiento del Kit Digital para las empresas, estamos dentro del rango de empresas entre 10 y 49 empleados, hicimos el test de madurez digital. Las primeras concesiones de ayuda ya han llegado, por eso si te han dado la subvención del Kit Digital, vamos a ver qué pasos hay que seguir y cómo gastarla.
Hay que tener en cuenta que no nos van a ingresar la ayuda en la cuenta de nuestra empresa, sino que será el agente digitalizador elegido para realizar el trabajo el que va a cobrar, en función del trabajo y presupuesto, el dinero de la ayuda del Kit Digial.
Elegir nuestro agente digitalizador
Por eso el primer paso es elegir nuestro agente digitalizador. Tenemos un listado en Acelera Pyme con los que ya están aprobados, aunque están muchos más en camino. Si ya tenemos una empresa de referencia con la que hemos trabajado y es agente digitalizador será interesante hablar con ellos.
Podemos elegir un agente o varios para gastar nuestro presupuesto. Eso sí, tendrán que estar dentro de la categoría a la que hemos optado. Es decir, si hemos recibido la ayuda dentro de la categoría de servicios de oficina virtual, no podemos elegir a un agente que no aplique su oferta a dicha categoría. Lo que si podemos hacer es elegir a más de uno que complementen su oferta.
Contratar servicios nuevos o mejorar lo que ya tenemos
Hay que tener en cuenta que nos pueden solicitar la justificación de la inversión realizada en cualquier momento. Por lo tanto, hay que ser cuidadosos con el contrato que firmaremos con el agente digitalizador.
Podemos implantar servicios y soluciones nuevas que no tenemos disponibles en nuestro negocio, pero también mejorar lo que ya tenemos en caso de que no cumplieran los requisitos de la convocatoria. Eso sí, en este segundo caso hay que justificar muy bien el avance en digitalización que supone dicha inversión.
No se puede invertir en hardware, solo servicios o software
Una cuestión interesante es saber si podemos invertir o no en máquinas o soluciones de hardware. Las ayudas del Kit Digital están orientadas a servicios o programas. Así que si la idea era renovar el servidor de la empresa nos podemos ir olvidando. Aunque lo que si podríamos hacer sería contratar un servidor en la nube, como una fórmula para tener la oficina virtual.
¿Y si mi presupuesto excede de la cantidad aportada por el Kit Digital?
Por último, se puede dar la circunstancia de que el presupuesto que nos ofrece el agente digitalizador que hemos seleccionado supera la ayuda que vamos a recibir. En este caso, la cantidad restante correrá de nuestra cuenta.
Por otro lado, hay que tener en cuenta que las ayudas del Kit Digital son sobre la base imponible, es decir, que si tenemos una ayuda de 10.000 euros, el IVA correspondiente al contrato que firmemos con el agente tenemos que pagarlo nosotros.