La transformación digital de la empresa parece un objetivo a corto o medio plazo para muchas de las organizaciones. Otras ya han comenzado, pero quizás no con los resultados que pensaban. Y es que en muchas empresas cada vez hay más papeles en la mesa, ese el fracaso de su transformación digital.
Muchas piensan que llevan años digitalizadas, al fin y al cabo trabajan con ordenadores. Están informatizadas pero no digitalizadas, ya que esto supone aprovechar el desarrollo de las tecnologías de la información y comunicación. El acceso de banda ancha, movilidad, trabajo desde cualquier tipo de dispositivo, más facilidad de comunicación con clientes y otras empresas, etc.
Y aquí hay que distinguir los que traen los clientes y los que generamos nosotros mismos como organización. En muchos casos los papeles son documentación de clientes. Aquí hay varias cuestiones a tener en cuenta:
- ¿Tenemos una forma digital para que nos los hagan llegar? Sólo tiene sentido si es más cómodo que pasar por la oficina para dejar la documentación.
- ¿Son imprescindibles los documentos originales? Si este es el caso se obliga a presentar determinada documentación en formato físico, no digital.
Es la empresa la que debe cambiar su forma de trabajar
Pero lo cierto es que una de las mayores ineficiencias de la transformación digital es que la propia empresa sigue generando papel. La solución adoptada no se utiliza por todos los departamentos o simplemente hay empleados que hacen doble trabajo, en digital y a la manera tradicional.
A veces la digitalización supone partir de cero. Pensar cómo queremos que funcione nuestra organización si se fundara en este momento. A partir de aquí hay que tomar las decisiones adecuadas para cambiar la forma de trabajar y romper con la forma de trabajar que teníamos hasta ahora para avanzar, para ser más productivos.
En caso contrario nos encontramos hipotecados con herramientas que no se podrán integrar con los nuevos sistemas. Esto provocará problemas a corto y medio plazo que harán casi seguro fracasar la digitalización.
Y esto no solo afecta a la forma de trabajar, sino también a los roles que cada uno adopta en la empresa. En teoría la digitalización facilita las labores de coordinación, supervisión y aprobación de las tareas. Tienen más información sobre el desarrollo de cada una de ellas y pueden intervenir justo cuando vean que se están desviando del objetivo previsto, no cuando ya no haya remedio.
Pero también la digitalización tiene que facilitar la colaboración entre los departamentos. Ahora la información está al alcance de todos y esto tiene que ayudar a trabajar juntos. Lo mismo ocurre cuando hablamos de movilidad o poder trabajar desde cualquier ubicación donde nos encontremos.
Y muchas veces todo esto no se aprovecha por una deficiente puesta en marcha y una formación insuficiente. Todo esto al final genera también una resistencia al cambio de los empleados y la sensación de que no se ha realizado una inversión, sino un gasto.
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