Como enviar archivos grandes por email es una de las preguntas que me han hecho amigos y compañeros de trabajo en numerosas ocasiones. A la hora de de mandarle a alguien un fichero por correo electrónico, pueden aparecer problemas y no siempre llegan a su destino los datos tal y como nosotros habíamos planeado. Hay múltiples factores que pueden dar al traste con nuestras mejores intenciones de enviar un fichero 'gordito', de esos que ocupan varios 'megas', y que nos pueden llevar a pensar que es más fácil que pase un camello por el ojo de una aguja.
En este post no vamos a hablar de aspectos técnicos, cómo configurar correctamente el antivirus, elegir un sistema de correo electrónico o mejorar la capacidad de nuestra conexión a internet, sino de un servicio disponible en internet que nos permite realizar esta tarea de enviar archivos grandes por email, de hasta 100Mb en su versión gratuita, aunque también hay opciones de pago con una mayor funcionalidad. Se llama MailBigFile.
¿Por qué he elegido MailBigFile y no otros? La principal razón es su facilidad de uso. Si buscamos en internet es fácil encontrar numerosos servicios de envío de archivos grandes o de alojamiento, incluso con mejores prestaciones en cuanto a capacidad, pero ninguno que yo haya visto es tan sencillo como MailBigFile. No se necesita nada más que acceder a una web: Nada que instalar, sin necesidad de registro, sin preguntas... Con indicarle la dirección de email del destinatario, localizar en tu disco duro o unidad de red el archivo a enviar y pulsar enviar ya es suficiente. Otro punto a favor es que MailBigFile tiene versión en castellano, lo que agradeceréis los que no os encontráis cómodos manejando el inglés.
¿Dónde está el truco para que esto funcione? Lo que en realidad estamos haciendo es enviar el archivo a un servidor situado en un lugar remoto. Una vez que el servidor recibe nuestro archivo, lo que hace el sistema es enviar al destinatario un enlace personalizado para que pueda descargar el fichero, que estará disponible durante 3 días. Pasado este tiempo, no funcionará la descarga, por mucho que usemos ese enlace y tendremos que repetir el proceso desde el inicio de nuevo.
Quizá la mayor pega que le veo es que el sistema envía el correo con las instrucciones para descargar el fichero y el enlace en inglés, lo que puede resultar confuso para el destinatario. Reconozco que he tenido que avisar en más de una ocasión para prevenir que éste borre el correo pensando que es un virus o spam. Creo que la gente de MailBigFile no han resuelto del todo bien esta tarea aún. Para resolverlo, yo uso un truco que consiste en poner mi dirección de correo electrónico en el nombre del destinatario para que me llegue a mi el email con el enlace para la descarga. Una vez en mi bandeja de entrada, copio el enlace y lo pego en un nuevo correo que envío al destinatario real. Así, éste puede leerlo y descargar el archivo a través del enlace de MailBigFile.
Por último, no quiero dejar de lado un tema muy importante a tener en cuenta, que es el de la seguridad. Se supone que el sistema cuenta con el nivel de seguridad suficiente para que nadie más pueda acceder a nuestro archivo y que podemos estar tranquilos. Aunque hay que tener en cuenta que el destinatario podría enviar el correo con el enlace a quien quisiera (o por error) y acabar el fichero en manos de alguien no deseado. Por otra parte, si estamos hablando de un fichero que tiene un valor muy alto de confidencialidad o que contiene datos personales, estoy seguro de que este no es el sistema más adecuado para enviar un fichero, sino que deberías optar por una de las otras modalidades (pro o business) que vienen más completas y que a cambio de unos cuantos dólares al año ofrecen funcionalidades más potentes entre las que destacan una mayor protección de los archivos, personalización de la URL para la descarga, añadir más de un destinatario o permitir un mayor número de descargas.
Enlace | MailBigFile