El abaratamiento de los soportes de información informáticos, los discos duros, hacen que hoy en día podamos aumentar el espacio que tenemos disponible para guardar nuestros archivos de forma sencilla. Pero esto tiene un inconveniente, vamos acumulando información sin importar si es válida actualmente o no, sólo por si acaso. Por eso el verano es la mejor época para hacer limpieza de archivos y no convertir la empresa en un Diógenes digital.
No hay muchas empresas que utilicen aplicaciones o software de deduplicación de datos. Tampoco gestores documentales que ayuden a mantener organizada la información. Esto hace que muchas veces se creen diferentes versiones de documentos, de los cuales se guardan copias de todos, pero sólo es válida la última.
Si esta práctica la multiplicamos por el gran número de documentos que se utilizan en la empresa pronto vemos como el espacio de almacenamiento que ocupan en nuestros discos duros. Esto además nos lleva a tener información en el servidor y a la vez en el disco local de cada uno de los equipos. Al final todo esto tiene un coste, en espacio de almacenamiento, en tiempo que gastamos para hacer copias de seguridad y nuevos medios que necesitamos, etc.
Pero también a la hora de encontrar una versión de un documento. Algo que no es tan sencillo cuando un documento no está donde debería si se ha movido por error. Esto penaliza notablemente nuestra productividad, de forma que en muchas ocasiones no se tiene claro dónde se ha guardado el archivo que necesitamos.
Aprovechando que en Agosto suele bajar la actividad de muchas empresas es el momento de organizar la información, revisar archivos y descartar las versiones que no se necesitan, no están actualizadas, etc. De esta forma trabajaremos de forma más eficaz durante el resto del año.
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