Hoy en día la digitalización de la empresa parece casi una obligación. Se habla tanto últimamente de esta cuestión que muchas organizaciones lo ven como algo casi imprescindible. Pero lo cierto es que hay algunas preguntas que la empresa debe hacerse antes de lanzarse a la digitalización.
Porque ante todo tenemos que pensar que se trata de una inversión, no de un gasto. La digitalización tiene que resolver algunos de los problemas que hoy en día tiene la empresa y mejorar su productividad. De esta forma es como se recupera la inversión y a medio y largo plazo la empresa será más competitiva.
Algunas de las áreas donde las empresas pueden aprovechar la dititalización tienen que ver con la banda ancha de gran capacidad, el cloud computing o el Big Data. Pero también con la automatización de procesos y la integración de sistemas. Estar informatizados no significa que exista una unidad, donde los nichos y aplicaciones que no se relacionan entre ellos suponen en muchos casos tener que realizar el mismo trabajo dos veces.
¿Qué supone la digitalización en mi día a día?
Este es el aspecto fundamental. Por ejemplo, si cambiamos el ADSL de nuestra empresa por fibra va a mejorar nuestra velocidad de acceso, ¿pero cómo repercute en nuestro día a día? Si tenemos trabajadores que se conectan desde casa seguramente van a notar una gran mejora en su velocidad de conexión.
Lo mismo en la descarga de archivos, pero si no trabajamos con aplicaciones en la nube, será realmente complicado que este cambio suponga una mejora en nuestro día a día. La banda ancha se convertirá en un gasto, no en una inversión ya que no mejoraría, o no lo haría de forma notable nuestra productividad.
Un ejemplo ha sido en muchas empresas el uso de smartphones. Si sólo se utiliza para leer o recibir correos, no es una gran mejora. Pero si se empiezan a utilizar apps para trabajar, obtener datos que se necesitan desde cualquier lugar, facturación, presupuestos, etc. el teléfono se convierte en una herramienta que mejora de forma notable nuestra productividad.
¿Cómo se integrará con el resto de sistemas que tiene ya implantados mi empresa?
También tenemos que tener en cuenta cómo se va integrar los cambios en la digitalización con los sistemas que ya utilizamos. El objetivo de la tecnología no puede ser montar una empresa paralela, sino que mejore lo que ya tenemos. En este sentido hay que evitar los programas o sistemas que no son abiertos para integrarse con los demás.
¿Cómo se implantará dicha tecnología?
Es un momento duro. El cambio de forma de trabajar muchas veces requiere de un guía durante todo el proceso. Se trata de saber cómo se va a realizar el cambio, quién nos acompañará durante el proceso y cómo ir mejorando y puliendo los detalles mientras nos vamos adaptando al cambio.
También ver si el proceso se puede realizar por fases. A veces es más sencillo si los cambios se van implantando de forma progresiva, donde hay un periodo de pruebas, que nos permite valorar el impacto, un grupo de test que luego sirva para ayudar al resto de compañeros, etc.
¿Qué soporte tenemos si algo falla?
El estrés que nos puede producir un fallo con la tecnología es considerable. Por eso siempre tenemos que tener en cuenta qué soporte tenemos para resolver cualquier problema. Si lo que ocurre es que tenemos un teléfono que comunica o pasar por 15 operadores antes de que alguien acuda en nuestra ayuda será un problema.
A la vez es importante si nos pasamos a la nube con nuestras aplicaciones y sistemas saber qué nivel de servicio nos garantizan. Tiempos de asistencia, de resolución, etc. Todo esto debe quedar muy claro en el contrato de servicios y aquí precisamente tienen un problema muchas organizaciones que no conocen o no comprenden este tipo de acuerdos.
¿En qué medida depende mi empresa de esta tecnología?
Porque la digitalización también va a suponer una dependencia. ¿Qué puede hacer nuestra empresa si trabaja en la nube y tiene un corte de Internet? ¿O qué ocurre si hay un incidente con el proveedor que aloja el servicio como recientemente ocurrió con Amazon?
La empresa debe tener un plan de contingencia para saber que pasos seguir cuando exista un problema. Y esto tarde o temprano se va a producir. Se trata de estar preparados para restablecer la normalidad en el menor tiempo posible sin que afecte a nuestros clientes.
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