Firmar documentos es una de las tareas más comunes en las empresas. La firma digital que podemos incluir en los documentos electrónicos puede ser una buen opción para evitar tener que incorporar la firma manuscrita. Vamos a ver siete soluciones para firmar documentos de forma digital al alcance de la pyme.
Para aquellos que tienen una buena relación con la tecnología puede ser pan comido, pero en muchas empresas se encuentran con la necesidad de firmar documentos digitalmente para presentarlos en la administración o para otras empresas y no saben muy bien como hacerlo. Tenemos un certificado digital que nos identifica telemáticamente, pero no sabemos que tenemos que hacer para firmar con él una remesa de documentos, un PDF o un documento creado con el editor de textos. Vamos a ver alguna de las alternativas al alcance de la pyme.
Acrobat Reader, firma de documentos PDF
Si de lo que estamos hablando es de incluir nuestra firma en un PDF lo cierto es que lo único que se necesita es tener el certificado instalado en el navegador y Acrobat Reader, uno de los lectores de PDF más utilizado en la empresa. Aparece la opción Rellenar y Firmar, que tras pulsarlo nos permite acceder al botón Colocar firma.
Con este botón trazamos una ventana donde podemos utilizar una firma manuscrita, una imagen de nuestra firma o utilizar el certificado. Después tendremos que seleccionar en el documento un recuadro en el que aparecerán los datos de nuestra firma electrónica. Tras firmar tendremos que guardar el documento con otro nombre si no deseamos que sobreescriba al original.
Se incluye la firma electrónica y la hora que toma del equipo desde el que se ha firmado si no se ha configurado ningún servidor de marca de hora. Después de dicha firma se podrá comprobar si se ha realizado algún cambio o no en el propio documento comprobando la propiedad de la firma. El usuario puede personalizar el texto que acompaña a la firma electrónica del mismo, que aparezca su nombre, iniciales, etc.
Microsoft Office, para firmar documentos también digitalmente
En el caso de Microsoft Office permite la firma de documentos creados con Word y con Excel, ya sea de forma visible o invisible. Para ello hay que utilizar la opción de insertar una línea de firma en un documento. A partir de aquí, al hacer doble clic sobre el cuadro de texto que se crea, nos permite añadir comentarios a la firma, como dirección o teléfono del firmante, propósito de la firma como creador o aprobación del documento, así como seleccionar el certificado de firma.
También se puede solicitar la firma de otros, donde cuando se envía el documento esta persona ve la línea de firma y una notificación de solicitud de su firma. Una vez concluido el proceso el documento será de sólo lectura para impedir la realización de modificaciones en su contenido. Si se edita la firma electrónica pierde la validez y habría que volver a generarla.
LibreOffice, para los que utilizan software libre
En el caso de LibreOffice es igualmente muy sencillo realizar la firma electrónica con nuestro certificado digital. Basta con seleccionar la opción en el menú Archivo de Firmas digitales desde donde seleccionamos nuestro certificado digital. Cualquier cambio posterior en el documento invalidad dicha firma, por lo que es necesario tener guardados los cambios.
Con este procedimiento se pueden firmar documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones e imágenes y gráficas. Una vez firmado el documento aparece en la zona inferior el estado de la firma, que puede ser válida, válida pero no para todas las partes del documento o no ser reconocida como válida.
Xolido Sign, una completa aplicación de firma
Esta es una buena solución para aquellas empresas que deseen funcionalidades personalizadas y avanzadas. Dispone de una versión gratuita. Nos permite seleccionar todos los archivos y documentos que queremos firmar para hacerlo de una sola vez. Una vez firmados genera un nuevo documento con dicha firma manteniendo el original. Dispone de opciones de firma a través de la nube que pueden ser muy interesante para determinadas empresas.
Además nos permite incluir sello de tiempo y tiene opciones para verificar documentos firmados con gran facilidad. Esta es una buena opción si vamos a trabajar con este tipo de documentos de forma habitual, no tanto para aquellos que sólo necesitan firmar un documento de vez en cuando. En los documentos PDF se puede incrustar el sello de tiempo en la propia estructura de los documentos PDF, obteniendo un único documento, no como ocurre con el resto que tenemos el documento original y la firma en archivos separados.
ClickSign, para la firma masiva de documentos
ClickSign es otra de las soluciones avanzadas que también dispone de una aplicación gratuita aunque muy limitada en su funcionalidad, ya que sólo permite firmar PDFs. Es muy sencilla de utilizar e intuitiva, ya que basta con utilizar el menú contextual, el botón derecho del ratón para que aparezca la opción de firmar documento.
Respecto a las opciones de pago ofrecen opción de firmas múltiples, firma visible avanzada, firma en formato facturae o la firma electrónica automática o a través de tarjeta criptográfica, que pueden ser interesante para las organizaciones que más utilizan estos programas de firma.
Sinadura, todo lo que necesitas para firmar digitalmente
Sinadura es un proyecto de código libre para facilitar la firma electrónica de documentos. Permite múltiples firmas, que la firma sea visible, su personalización o se integra con Outlook para el envío de los documentos firmados a través del correo electrónico. Es una buena herramienta que será interesante a la hora de firmar documentos de forma masiva.
Ecofirma, la aplicación del Ministerio de Industria
Ecofirma es la aplicación del Ministerio de Industria, muy sencilla de utilizar pero que utiliza Java para su funcionamiento. Lo más interesante es que nos permite firmar con certificado digital y también con DNI electrónico, firma múltiple y de ficheros .doc o .pdf sino también fotos .jpg. Para la mayoría de las empresas puede ser más que suficiente para cubrir sus necesidades.
Como habéis visto existen muchas posibilidades para firmar un documento de forma digital. No es necesario instalar una aplicación para firmar un PDF, ya que seguramente tendremos la posibilidad de hacerlo con alguna que ya tengamos instalada. Para los que necesitan funcionalidades avanzadas existen programas sencillos de utilizar y que se pueden probar sin ningún inconveniente.
En Pymes y Autónomos | ¿Qué es la firma electrónica?
Imagen | stevepb