Ahora que comienza la época de vacaciones estivales, y en la que nos organizamos para que el desarrollo de las tareas y las funciones no se resientan por la ausencia de algunos de nuestros compañeros o de nuestro jefe, hay que tener especial cuidado con algunas cuestiones para evitar que se produzcan desenlaces poco deseados.
Aunque este tipo de situaciones pueden darse con acciones no precisas sobre tareas que habitualmente realizan otros compañeros que les cubrimos en esos días, acaparan una mayor importancia respecto al cometido que nos ha encargado nuestro jefe o jefa, y para lo que se presume una gestión impecable.
De tal modo que debemos tener en cuenta algunos consejos para evitar caer en algunos errores, estos son:
1. Dejar las responsabilidades claras
Dejar claro cuáles serán las tareas adicionales que se asuman en ausencia de nuestro jefe, para lo que debemos sentarnos con él, analizar las prioridades, y consensuar cuál será nuestro radio de acción para evitar conflictos.
No comprometernos cuando lo que se piede quede fuera de nuestro ámbito de gestión o exceda de nuestra responsabilidad, defendiendo la posición de dejarlo hasta la vuelta de vacaciones, y si se trata de un asunto crítico llamar a nuestro jefe para pedirle opinión al respecto (aunque esta segunda opción es 'de emergencia', ya que no soy muy partidario de llamar a nuestros colaboradores en vacaciones).
Antes de su marcha, dejar claro cuáles son nuestros interlocutores ante los problemas habituales, ya que es imposible realizar un plan de contingencia con todas las problemáticas de carácter extraordinario que se pueden presentar.
Seguir el guión preestablecido, respetando el esquema de prioridades, para así evitar implicarnos en tareas de segundo nivel cuando aún tenemos asuntos de primera importancia sobre nuestra bandeja de entrada.
2. Aunque no esté el jefe, no somos jefes
En algunas colaboradores de mi entorno profesional he notado que cuando se ausenta su responsable tienden a tomar decisiones que no les corresponden, como por ejemplo el agendar nuevas convocatorias sobre temas novedosos y no previstos.
Adicionalmente, y si somos responsables de un determinado negociado, jamás debemos inmiscuirnos en el trabajo de otros colaboradores que trabajen en la órbita de nuestro jefe, como tampoco, en el de nuestros propios iguales.
3. No olvidar el Feedback
Normalmente, cuando comienzan las vacaciones de unos comienzan las de otros, y si no coincidimos con nuestro responsable antes de nuestra marcha de vacaciones, resultaría muy conveniente dejar escrito un pequeño documentador a modo de informe, o de mensaje de correo electrónico, informando sobre las principales incidencias, peticiones, la forma en la que las hemos resuelto, plazos e interlocutores. Para que así tengamos presente cuál ha sido nuestra forma de proceder, al tiempo que podemos utilizarlo para refrescar en el futuro.
Como podéis apreciar, estas conclusiones tienen mucho de sentido común, pero debemos adoptarlas como normas básicas para evitar errores de los que nos podemos arrepentir, y que puedan afectar negativamente al desarrollo de nuestra carrera profesional dentro de la organización.
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