Cómo trabajar la productividad en tiempos de crisis, saldremos más preparados
Muchas empresas y autónomos están bloqueados por el momento actual. No ven claro su futuro y no saben que ocurrirá mañana, muchos menos a un año vista. Otras saben que tienen músculo suficiente para resistir. Y estas últimas son las que se están preparando para cuando lleguen tiempos mejores. Afilando sus cuchillos, mejorando las herramientas que tienen disponibles y sobre todo, trabajando la productividad para salir de la crisis más preparados.
Una de las cuestiones importantes que se pueden trabajar ni siquiera requieren inversión. Hablamos de rutinas que inciden en nuestra productividad y requieren un cambio de hábitos para mejorar. Y esto es una cuestión de ir introduciendo pequeños cambios, consolidar el nuevo hábito e ir a por otra pequeña cosa que tengamos que cambiar para mejorar nuestra productividad.
Eliminar malos hábitos que nos hacen gastar tiempo en tareas improductivas
Un ejemplo, el uso del correo electrónico al que en muchas empresas se da más importancia que casi a cualquier cosa. Y es muy difícil cambiar nuestra relación con este medio. Y sin embargo nos roba mucho más tiempo del que estamos dispuestos a reconocer. Llegamos a nuestro puesto de trabajo y lo primero que hacemos es leer dicho correo. Es el momento de empezar a trabajar con el correo cerrado. Abrirlo solo durante durante determinadas franjas horarias en el día, para leer, contestar y gestionar las tareas nuevas que nos lleguen por esta vía.
Hay que empezar por trabajar la productividad personal, sin importar si trabajamos en casa o en la oficina
Lo mismo podemos decir a la hora de organizarnos el trabajo de cada día. Aprender a concentrarnos mejor, a no estar pendientes del móvil o que nos interrumpa la concentración con notificaciones todo el rato. En este sentido, practicar la técnica Pomodoro puede convertirse en nuestro mejor aliado. Puede que no sea útil para todo el mundo, pero seguro que a muchos les ayuda a mejorar su concentración y el número de tareas que se han completado al final del día.
Depende de cada empresa y cada puesto de trabajo. Las listas de tareas pueden ser muy útiles a nivel personal, los gestores de proyecto a nivel de empresa nos dan un plus. El objetivo es tener cada día más tareas importantes completas o en desarrollo, no se trata tanto de la cantidad como de la calidad. En este sentido no hay que obsesionarse con cuántas hemos terminado, sino en cómo va el progreso de los que tenemos encima de la mesa.
Si trabajamos desde casa quizás sea todavía más importante. No nos damos cuenta pero si no estamos solos el número de interrupciones, de distracciones que podemos tener se multiplican. Y al final nos damos cuenta que pasamos más tiempo trabajando que en la propia oficina para hacer lo mismo. ¿Es el trabajo desde casa el problema o somos nosotros que nos podemos o sabemos concentrarnos?
El trabajo se hace ahora para ser más competitivos cuando se recupere la normalidad
Las empresas que tienen menos trabajo pueden permitirse ir trabajando estos aspectos. Porque hacerlo cuando estamos a tope de trabajo es muy complicado. Son hábitos que tenemos que adquirir antes, para sacarles todo el partido justo cuando más lo necesitamos.
Luego están los procesos internos de las empresas. La mayoría de ellas saben en qué puntos fallan o pueden mejorar. La comunicación suele ser uno de ellos, la coordinación entre departamentos, etc. Es el momento de revisar estos procedimientos, reformarlos o crear otros nuevos y ponerlos en práctica.
Muchos de ellos tienen que ver con cuestiones de organización, de horarios o también el tipo de herramientas que se utilizan. Durante esta crisis muchas empresas se han dado cuenta de la necesidad de migrar alguna de sus aplicaciones a la nube, mejorar su sistema de atención al cliente o mejorar sus canales de comunicación. El objetivo no es otro que ser más cercanos sus clientes y poder trabajar mejor.
Todo tiene que ir encaminado a estar listos cuando llegue un aumento del trabajo para ser más eficientes, más productivos, más competitivos. Esto nos hará tomar ventaja sobre otras empresas competidoras que mantendrán sus inercias perniciosas y acabarán por perder clientes. Por no hablar de que saldrán peor y más tarde de la crisis o mantendrán durante más tiempo la mochila de las deudas con las que se cargaron durante este periodo.
Imagen | Svetlana Ponomareva en Pexels