La actividad de los autónomos y las empresas es tan frenética que, en ocasiones, se producen fallos humanos a la hora de emitir las facturas: un dato mal puesto, una dirección con una errata o, directamente, una factura que no cumple con los requisitos legales para ser emitida. En estos casos, a diferencia de lo que mucha gente cree, no debemos anular la factura inicial, sino emitir una nueva factura, llamada factura de abono (o rectificativa según el nuevo reglamento de facturación), en la que se corrijan todos estos datos.
Las facturas rectificativas son un tipo de documento que detalla alguna corrección en la factura ordinaria o agrega algún dato que sea necesario para la correcta facturación de la empresa. Sin embargo, no solo se utilizan para corregir errores. Estos son los supuestos más habituales:
Cuando se devuelva total o parcial de un producto
En caso de que un producto sea devuelto por un cliente, por ejemplo por estar defectuoso, se debe emitir una factura rectificativa que justifique esta devolución con el fin de reflejar este movimiento en la contabilidad de la empresa. Al fin y al cabo, se trata de una entra de mercancías en sus almacenes, y si no se contabilizase correctamente, no cuadrarían los datos.
Cuando se incumplen los requisitos legales
La emisión de una factura no está exenta de errores humanos, por mucho que utilicemos un programa de facturación que faciliten este trámite. Ahora bien, si la emitimos de forma manual, nos estamos arriesgando también a que el formato no cumpla con los requisitos legales, lo que hará que la factura no sea válida. Cuando esto ocurre, debemos emitir una nueva factura de abono donde se corrija este formato.
Cuando se haya cometido un error en el IVA
Ya sea porque hemos aplicado un tipo de IVA diferente al que rige en nuestra actividad, porque hemos errado en el cálculo del impuesto o porque hayamos incluido más conceptos en la base imponible de los que deberíamos, es necesario corregir esta circunstancia emitiendo una nueva factura rectificativa. En ella deben incluirse la base imponible, el tipo impositivo correcto del IVA y la cuantía final del impuesto.
Cuando queramos recuperar el IVA de una factura no cobrada
En algunos supuestos, aunque el IVA se haya calculado correctamente, es posible que nuestro cliente no nos haya pagado en el plazo y términos acordados y, sin embargo, nosotros sí hayamos abonado el IVA correspondiente a esa factura. En estos casos, también será necesario emitir una nueva factura de abono, cumpliendo los requisitos que establece la legislación, donde la base imponible sea cero, el IVA repercutido sea igual a la totalidad del IVA a recuperar, con signo negativo y el importe total de la factura de abono sea igual al total del IVA a recuperar, utilizando también el signo negativo.
Cuando se incluya un tipo de retención diferente al que corresponde
También deberás emitir una nueva factura rectificativa en el supuesto de que hayas incluido en una facturas un tipo de retención del IRPF que no te correspondía, o no has incluido la retención a un profesional. Recordemos que un autónomo puede aplicar el tipo reducido del 7% del IRPF durante los dos primeros años de actividad y un 15% en los siguientes.
En Pymes y Autónomos | ¿Es posible emitir un abono de una factura de servicios?
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