A veces cuesta decir que no. Intentamos abarcar más de lo que podemos. Y al final esto se traduce en un nivel de trabajo donde nos encontramos saturados. No llegamos a todo. Pero esto podemos detectarlo antes del punto de ruptura, hay síntomas que indican que las tareas pendientes nos han sobrepasado.
Además será algo que afecta a nivel personal, en nuestra capacidad de concentración. Esto implicará necesariamente un descenso de nuestra productividad, con lo cual la bola de nieve de las tareas pendientes cada vez se hace más grande. Y el nivel de estrés que nos genera.
El problema si no lo detectamos a tiempo lo tendremos con los clientes con los que asumimos compromisos. Proyectos que no se acaban a tiempo, que quedan incompletos, con flecos pendientes que no podremos resolver porque inmediatamente hemos pasado a otra tarea. Vamos a identificar alguno de los ´síntomas que nos pueden indicar que llega el momento de parar y reorganizar.
1. La lista de tareas pendientes no está actualizada
Tienes una lista de tareas pendientes, donde anotas todo lo que tiene que hacer. Pero vas tan de cabeza que cuando la consultas te das cuenta que ni siquiera está actualizada. Este debería ser un indicador suficiente para levantar la mano y pedir ayuda.
Si no tenemos ni diez minutos al día para ordenar todo lo que tenemos pendiente y establecer las prioridades en las tareas iremos saltando de una a otra sin ningún orden. Será algo caótico, porque acabaremos por atender al último que nos llama diciendo que lo suyo es muy urgente. Y sobre todo se nos pasarán cosas por alto.
2. Miras a tu alrededor en la empresa y todos están igual o peor
Hay que pedir ayuda, pero muchas veces levantas la cabeza y ves a tus compañeros que están igual o peor que tú. No puedes delegar tareas o pasárselas a otro y lo único que queda es reorganizar prioridades y tiempos de finalización. Y esto pasa necesariamente por tener que retrasar alguno de los trabajos en su fecha de entrega.
3. Hemos caído en la procrastinación de ir a por las tareas fáciles
Tienes tanto encima de la mesa que realmente lo único que te interesa es ir finalizando cosas. Y caes en la procrastinación de las tareas fáciles. Intentas resolver aquello que sabes que está a tu alcance, que ya has hecho más veces. Pero no necesariamente tienen que ser las más urgentes o importantes.
Parece al final del día que hemos hecho muchas cosas, pero las tareas o trabajos que nos agobian siguen estando encima de nuestra mesa. Y nadie vendrá a resolverlas por nosotros. A no ser que tracemos un plan de acción para ponerlas en marcha será complicado que no acaben en un sonoro fracaso.
4. Confundir lo urgente para el cliente con lo urgente para nosotros
Al estar sobrepasado muchas veces tenemos que enfrentarnos a clientes que se quejan, que nos llaman enfadados con peticiones que para ellos son muy urgentes. Simplemente para quitárnoslos de encima acabamos por intentar solucionar el problema lo antes posible.
Pero muchas veces esto supone confundir las prioridades. Rara vez cliente y empresa tienen la misma. Estas llamadas nos obligan a dejar lo que estamos haciendo para ir apagando pequeños fuegos, pero el foco del incendio sigue pendiente de apagar. Nuestras tareas urgentes e importantes están encima de la mesa.
5. No devolver llamadas
Un punto más de desorden llega a nuestra vida cuando nos damos cuenta que no devolvimos las llamadas perdidas, mensajes o correos de los clientes. No es algo intencionado, simplemente vimos la llamada pero algo reclamó nuestra atención inmediatamente y quedó en el olvido.
6. Has perdido clientes que estaban contentos con tu trabajo
Esto muchas veces nos lleva a perder clientes. Incluso cuando muchos de ellos estaban contentos con el trabajo realizado, pero se dan cuenta que el soporte postventa, solucionar cuestiones pendientes se convierte en un imposible.
7. No dormir bien y despertarse pensando en cómo solucionar las tareas pendientes
A nivel personal empiezas a llevarte el trabajo a casa. Los problemas y agobios no se quedan en la empresa, sino que también continuamos pensando como resolverlos. No se desconecta, lo que también afecta a nuestro descanso y capacidad de concentración.
Nos podemos despertar en medio de la noche y ponernos a pensar cómo resolver uno de los problemas que tenemos encima de nuestra mesa. Aunque pueda parecer buena idea y alguna vez haya salido un enfoque diferente que nos permita dar con la solución a la larga supone un problema, que nos hace estar más irritables y con menor nivel de atención durante el día siguiente.
8. Perdemos la paciencia con facilidad si algo no funciona o no sale a la primera
Es algo bastante común. Tenemos tanto trabajo que un problema con el ordenador, un atasco inesperado durante un traslado nos hace perder la paciencia con mucha facilidad. Literalmente nos llevan los demonios porque sabemos que esa hora perdida, esa media hora que no podemos trabajar no la podremos recuperar.
9. Trasladamos a la vida familiar el estrés acumulado en el trabajo
A veces no queremos ver o no queremos escuchar las señales de alerta. Y cuando nos damos cuenta que todos estos problemas, este exceso de trabajo que tenemos lo trasladamos a casa. Y acaba por pagarlo nuestra familia, que no tiene la culpa de nada. Además de ver que estamos menos tiempo con ellos tienen que aguantarnos malas caras, mal humor o simplemente hemos acabado descargando con ellos la tensión o todo lo que no hemos podido decirle a un cliente ese día.
¿Podemos poner fin a esta espiral de acumulación de tareas?
El problema muchas veces es que no sabemos como solucionarlo. Una mejor organización, sobre todo en el tiempo que dedicamos a cada proyecto es fundamental. Por lo general nos creemos mejores de lo que en realidad somos y a la hora de dedicar un banco de horas para una tarea concreta somos optimistas y ponemos menos. Y esto se suele volver en nuestra contra.
Alargar las horas de trabajo puede ser una solución puntual, pero no podemos estar siempre doce horas en el trabajo para sacar adelante los temas pendientes. Si lo que es un recurso puntual se convierte en una forma de hacer las cosas no haremos sino agravar el problema.
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