¿Cuántos documentos tenemos que firmar a lo largo del mes en la empresa? ¿Y nuestros empleados o clientes? Lo cierto es que se ha convertido en una de los principales motivos para que en muchas organizaciones el papel no desparezca. Porque la realidad es que no todo el mundo tiene un certificado digital para ir firmando por ahí cuando entra en un negocio. Pero la realidad es que la firma digital es una herramienta imprescindible para la digitalización de la pyme.
Pero si no es a través de certificado electrónico, ¿cómo podemos firmar digitalmente? Lo cierto es que existen soluciones adecuadas para ello. Es interesante antes que nada definir que entendemos por firma digital, que no es otra cosa que una la solución que permite capturar datos biométricos (presión, velocidad y aceleración) durante el proceso de firma en dispositivos electrónicos, ya sean estos smartphones, tablets, etc., permitiendo identificar a su autor y garantizando la integridad de los documentos firmados.
Además es imprescindible que la herramienta garantice como el no repudio o el sellado de tiempo, es decir, que el autor no pueda negar que ha realizado dicha firma y que se ha producido en un momento concreto desde el que el documento no ha sido alterado. Esto garantiza su validez legal y jurídica. En este sentido es más segura o vinculante de lo que puede ser la firma manuscrita.
Un ejemplo de una firma que no tiene validez legal es la que podemos incluir en un documento PDF, como una imagen de la firma manuscrita que hemos escaneado. Más allá de tener una copia de la firma en el documento, legalmente no tiene ninguna vinculación. Cuestión diferente es si ese mismo PDF además lo firmamos electrónicamente con un certificado electrónico, que ahora sí, añade las garantías necesarias para su validez legal.
¿Sirve cualquier smartphone o aplicación para hacerlo? Lo cierto es que no, al menos si lo que nos importa es la garantía jurídica. No es lo mismo firmar el resguardo de un paquete recibido que un documento legal, un contrato, una financiación, etc. Es imprescindible que la aplicación pueda almacenar los datos biométricos que nos identifiquen de forma inequívoca.
Por último, es importante que se integre con nuestras otras soluciones o programas. Lo ideal es tener un repositorio documental online donde se vayan almacenando estos documentos y que estén disponibles en cualquier momento. También que sea móvil, que si tenemos que salir de nuestras oficinas podamos "llevar con nosotros esta herramienta" para que sea el cliente el que firme y quede correctamente registrado.
Una buena implantación ahorrará mucho tiempo en el archivado y ordenación de la documentación. También en papel y tinta, puesto que muchas de los documentos que se imprimen lo hacemos simplemente porque tenemos que firmarlos. Lo que más me llama la atención es que algo que debería estar masivamente implantado sigue siendo algo poco, o más bien nada, utilizado en muchas empresas.