Las empresas están obligadas a tramitar de forma telemática con la administración. Esto les obliga a tener un certificado digital para poder identificarse y firmar electrónicamente determinados trámites. Y hasta aquí su uso en la mayoría de ellas. ¿Por qué las empresas no aprovechan más la firma electrónica? La mayoría no saben como hacerlo.
No se trata de que no firmen papeles y documentos en su día a día. Lo hacen constantemente a través de la firma manuscrita de toda la vida. Pero no utilizan la firma electrónica ni siquiera en el ámbito interno en la mayoría de ocasiones. Y llevamos años desaprovechando esta posibilidad, pero parece que seguiremos unos cuantos más haciéndolo.
Muchas ni siquiera saben cómo tienen que firmar un PDF, ya sea a través de la herramienta que incorpora el propio Acrobat Reader, el programa más extendido para manejar este tipo de archivos. Lo mismo podemos decir de firmar documentos con programas de Office, ya sea Word, Excel o PowerPoint, con LibreOffice o desde el propio programa de contabilidad, una opción que incorporan de forma estándar la mayoría de dichos programas.
Pero es que también tienen en muchos casos instalados programas como Autofirma, que la propia administración requiere y nos permite firmar de forma masiva varios documentos a la vez y de diferentes formatos, no solo tienen que ser PDF. ¿Tenemos que firmar las nóminas de nuestros empleados? Pues las generamos y firmamos todas de una vez.
¿Y los propios empleados? En muchos casos se imprime un documento solo para que se firme por ambas partes, empresa y empleado. ¿Es tan complicado solicitar que lo firme de forma digital? No hablamos de aplicaciones con posibilidad de reconocimiento biométrico, que hay bastantes alternativas, Cada empleado tiene en su DNIe un certificado de firma que podría utilizar, solo tiene que activarlo. Y la empresa facilitar un lector para utilizarlo y nunca ha sido tan sencillo como ahora.
Hablamos de digitalización como si fuera algo del futuro, pero es algo que tenemos en el presente, que está con nosotros desde hace años, pero en las empresas seguimos entregando una hoja de vacaciones, para pedir un día de permiso, etc. Imprimiendo en papel, firmando con un bolígrafo y archivando, solo porque no sabemos como utilizar la firma electrónica.
Lo mismo con documentos que enviamos a nuestros clientes, a otras empresas, etc. Poner en marcha de forma habitual la firma digital no es complicado, ni supone un coste elevado, en la mayoría de organizaciones. Se trata más bien de un cambio cultural, dejar de hacer algo que toda la vida hicimos, pero que ahora tenemos que acostumbrarnos a hacer de forma más eficiente.
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