Muchas empresas no dan ningún valor al usuario y contraseña de acceso. Con esto me refiero a que en ocasiones todos utilizan la misma o esta está apuntada en una nota adhesiva en la pantalla del ordenador, de manera que cualquiera podría utilizarla. Esto tiene un grave inconveniente si queremos asegurar la trazabilidad en la pyme, en la gestión, acceso y modificación de los documentos.
Si todos utilizamos el mismo usuario o todo el mundo conoce el de los demás a la hora de ver quién ha efectuado un cambio, una transacción que afecta a nuestro negocio no hay manera de saberlo a ciencia cierta. Esto tiene un inconveniente cuando se ha cometido algún error, es muy complicado encontrar al responsable del mismo.
Otras veces esta cuestión se aplica cuando se trabaja en la nube. Las aplicaciones en modo SaaS muchas veces cobran por usuario recurrente, por lo que el mismos usuario es utilizado por varios miembros de la empresa. Si alguien modifica una factura, por ejemplo, no tenemos manera de saber quién realizó dicho cambio.
Pero esto puede tener inconvenientes a la hora de volver atrás en la versión de un documento, donde no sabemos, a no ser que seamos nosotros mismos los que lo hicimos, hasta donde tenemos que regresar con las versiones del mismo para deshacer los cambios hasta el punto adecuado.
Un último inconveniente lo encontramos en la necesidad de establecer diferentes niveles de acceso, con permisos para que podamos leer, o leer y escribir determinados documentos. Cuando todo el mundo en la empresa conoce las contraseñas de los demás es complicado poder establecer estos niveles de acceso o si se hace, acaba sirviendo de muy poco.
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