Delante del ordenador o del móvil. A punto de darle a 'Enviar'. Es uno de esos momentos que más se repite en una jornada laboral en estos días en los que el correo electrónico se ha convertido en el medio de comunicación por excelencia para las empresas. ¿Qué hacer?
La utilidad del correo electrónico nadie la pone en duda. Su expansión ha cambiado la forma de comunicarse de los equipos. Pero, el hecho de que necesite un solo clic para enviarse ha hecho que su uso se haya disparado, en detrimento de los mensajes telefónicos o las reuniones físicas. Su consulta se convierte en uno de los mayores 'asesinos' de productividad y en estas líneas se ha dado buena cuenta de ello.
Desde enviar comunicaciones vacías de contenido o con déficits de información, hasta incluir en el mensaje a otros muchos usuarios sin necesidad. Para evitar que el ruido se incremente sobremanera, hay que introducir la 'economía del email': reducir al máximo los correos haciéndose varias preguntas antes de darle al botón de enviar.
Preguntas sobre la utilidad de ese correo electrónico: ¿Aporta este email algo al destinatario? ¿Su envío es insustituible o es, realmente, prescindible?
Otras preguntas sobre quienes deben formar parte de la conversación 'virtual': ¿Es necesario incluir a tantas personas en el envío? ¿Por qué hacer extensible la contestación a todos los miembros, multiplicando los envíos y, por tanto, el 'bullicio'?
Y, por último, cabe también cuestionarse el porqué de elegir el correo frente a otros medios de comunicación. ¿Una llamada telefónica sería más útil y rápido para resolverlo? ¿Por qué no cerrar esta enquistada conversación 'online' a través de un encuentro físico o una reunión por videoconferencia?
No se trata de erradicar el correo electrónico, sino de economizar. Circunscribir su uso a situaciones en las que es necesario y eliminarlo cuando sea prescindible. En juego está una cuarta parte del tiempo de la jornada laboral de los trabajadores.
En Pymes y Autónomos | Utilizar el correo para gestionar y no para informar, Vivir en la bandeja de entrada de tu correo te hará cumplir con las prioridades de otros Imagen | Bart Heird