Cada usuario es un auténtico mundo, y si has tenido la suerte (o la desgracia) de trabajar en entornos con muchos usuarios (permitidme ser tan aséptico) sabrás que no todos tienen los mismos conocimientos ni las mismas aptitudes para con los equipos informáticos o impresoras. Una impresora mal usada puede ser una auténtica sangría de dinero.
Lejos quedan ya los días en los que teníamos que tener nuestra impresora matricial colgada de un único equipo y teníamos que "pedir la vez" para imprimir un documento. Ahora las impresoras van conectadas a la red local, compartiendo un mismo grupo de trabajo y comportándose como un equipo en si mismo siendo capaz de recibir peticiones de impresión dentro de cualquier otro ordenador conectado a su misma red.
Diferentes impresoras, diferentes modos de configuración
Cada vez más las impresoras son más completas, multifunción, con la posibilidad de escanear, fotocopiar, enviar faxes, enviar email y además, imprimir. Ellas mismas se encargan de intentar rentabilizar cada impresión para minimizar costes. Pero puede darse el caso de que tengamos una impresora láser, una impresora láser a color o una impresora de inyección de tinta. En este caso es conveniente delimitar el uso de la misma intentando definir claramente los usuarios de la red que pueden necesitar esta impresora de láser o aquella de inyección de tinta.
Alguien que solo necesita imprimir albaranes, imprimir copias de texto plano, por poner dos casos, no necesita de una impresora de inyección de tinta, será mejor que use solamente la impresora de láser, ya que por norma general su necesidad es más de cantidad de impresión que de calidad. Alguien que necesita imprimir planos, estudios lumínicos o de mercado, va a necesitar una impresora "a color".
¿Opciones que tenemos? Delimitar diferentes grupos de trabajo de los cuales colgar la impresora que nos interese. O más sencillo, no configurar todas las impresoras disponibles en todos los equipos de la red. A día de hoy, los propios sistemas operativos nos dan la opción de configurar todos los parámetros de impresión que nos interese.
De esta manera, si sabemos que alguien va a imprimir documentos grandes,con muchas páginas, imágenes, pero que no es necesario que tengan una calidad excesiva, podemos definir que siempre imprima en blanco y negro y con pocos ppi. Mientras que si se da el caso contrario podemos definir que lo hagan a mayor calidad.
Actualmente no solo los propios sistemas operativos, sino que el mismo software que nos proporciona el fabricante de la impresora nos puede ayudar enormemente a la hora de definir todos estos parámetros.
Consejos básicos a la hora de configurar un espacio de impresión
Pero antes de lanzarse a configurar una impresora en red es conveniente tener en consideración una serie de puntos:
Si se da el caso de que disponemos de dos o más impresoras, intentar dividir a los usuarios según sus pautas de impresión habituales y dividirlos según el número total que tengamos de impresoras.
Si se da el caso de que solo disponemos de una impresora, tener bien claro que necesidades tiene cada usuario y dividirlos según pautas comunes.
De encontrarnos en el primer caso enumerado, delimitar necesidades de impresión, si imprimen más a color o monocromo, si imprimen fundamentalmente imágenes o por el contrario gran número de páginas con texto. Una vez lo tengamos claro, configurar en consecuencia.
De estar en el segundo caso enumerado, decidir que parámetros de impresión va a necesitar cada usuario. Menor calidad, pero mayor rapidez, o por contra, más detalle acarreando mayor lentitud.
Ten en cuenta que mientras que la impresora está imprimiendo un documento no puede imprimir otro. Llevar un mantenimiento periódico de la red y sus impresoras comprobando que todo funciona como debería ajustando posibles fallos de cálculo.