Conseguir realizar una buena carta de presentación de nuestra empresa es casi tan importante como conseguir clientes. Lo segundo es lo que, permitidme la expresión, “te da de comer” lo primero, de realizarlo bien, te ayudará a conseguir mayor cantidad de lo primero. Un dossier correctamente realizado y presentado es una carta de presentación sobre nuestras pretensiones y sobre nuestro trabajo, por lo que dedicarle el tiempo necesario resulta indispensable.
Estamos ante un tema delicado realmente, ya que una incorrecta realización del mismo puede ser contraproducente para los intereses de nuestra empresa. Tenemos que tener claro que es lo que queremos, que es lo que hacemos y a quién queremos llegar. Y seguir una serie de pasos básicos a la hora de realizar este dossier nos puede proporcionar una imagen que suponga el éxito o fracaso de nuestra empresa, vamos a ello.
Apartados necesarios en un dossier de presentación de empresa
Dependiendo de la extensión de nuestro dossier puede ser necesario o no, pero siempre es conveniente tenerlo en cuenta y realizarlo. Nuestra carta de presentación debería empezar con un índice de los contenidos que vayamos a tratar dentro de él. Contribuye a dar una imagen global del documento y ayuda al posible receptor del mismo a hacerse una idea de lo que tiene en las manos y que es lo que se va a encontrar en sus páginas.
Como no podía ser de otra manera, todo dossier debería empezar con una presentación de nuestra empresa. ¿Quiénes somos? ¿Cuándo empezamos? ¿Cuáles son nuestras metas? ¿Qué hacemos? Son preguntas básicas que deberían de quedar respondidas aquí. Todo explicado de manera clara y concisa, sin extenderse, es nuestra carta de presentación y deberíamos dar unas leves pinceladas aquí. En el siguiente apartado será donde más deberíamos extendernos.
Tras esta presentación deberíamos pasar al grueso del dossier, es en dicha presentación la que debería incitar al posible cliente que tiene nuestro dossier en la mano a seguir leyendo o no. Esta presentación debería haberle dado una idea general y sabe si le interesa lo que lee, porque le puede ser útil. Es aquí donde deberemos extendernos más sobre lo que hacemos, como lo hacemos y que podemos ofrecer a nuestros clientes. Es aquí donde deberemos convencerle de que es nuestra empresa la que necesita y por lo tanto debería contratar nuestros servicios.
El siguiente tema a tratar deberían ser nuestros logros, nuestros trabajos realizados, nuestros clientes. Siempre extendiéndose y dando la mayor cantidad posible de datos sobre los mismos. Ejemplos, fotos, datos, éxitos… La mayor cantidad de datos gráficos posibles para que la persona que esté leyendo el dossier, posible cliente futuro, se haga una idea clara de lo que puede y debe esperar de nosotros.
Deberíamos finalizar con nuestros datos de contacto. Este apartado, aunque parezca obvio, lamentablemente es ignorado muchas veces por la persona que realiza el dossier, o no lo hace tan completo como debería. Debemos proporcionar a nuestro futuro cliente todas las maneras de contacto posible. Dirección física, teléfono, fax, página web, direcciones de correo electrónico… No deberemos olvidarnos ni una. Separar según las posibles necesidades del cliente. Teléfono/email de administración, general, comercial, gerencia… Todo bien delimitado para que el cliente sepa a quién acudir según sus necesidades.
Algunos consejos generales
El aspecto general del dossier debe de ser lo más claro posible. Debemos hacer que nuestro documento entre por los ojos, que sea agradable de leer. Tenemos que tener especial cuidado en la tipografía que usamos en el mismo. Un tipo de letra claro y a un tamaño adecuado facilita la lectura y nos evita que el posible lector deje de leer por ser demasiado confusa su lectura. Espacios entre líneas, párrafos bien estructurados, es primordial.
También deberemos acompañar nuestro dossier con imágenes que apoyen al texto. Contribuirá a “airear” las páginas del dossier, evitando que el lector se encuentre ante un abultado texto que se le atragante antes incluso de empezar a leerlo. Gráficos explicativos y tablas para presentar datos e información si lo viéramos necesario. De este aspecto conviene no abusar y usar siempre el sentido común. Caminamos una delgada línea que separa el buen gusto del exceso.
En definitiva, nos encontramos ante un documento vital para nuestra empresa y que deberíamos de dedicar el tiempo necesario para llevarlo a buen puerto. Incluso cabe la posibilidad de contar con los servicios de un experto que nos aconseje o ayude a conseguir el mejor resultado posible.
