Si se trata de un documento sólo de texto podemos arreglarnos con el uso de los titulares, la negrita, el subrayado o la cursiva, que nos permitirán enfatizar las distintas partes del texto. Aun así, si el documento es extenso nos puede resultar demasiado plano. Si se trata de una presentación o un informe, vamos a tener gráficos, imágenes, etc. y el color es una valor diferencial.
Uso inteligente del color
No se trata de derrochar los recursos de impresión en color, sino de hacer un uso inteligente del mismo para destacar las partes del texto que nos interesan, los gráficos que queremos que nos ayuden a transmitir nuestro mensaje, etc. Sin abusar tampoco del color, no hay que saturar los documentos, ya que de esta forma perdemos la capacidad de destacar las distintas partes a través de su uso.
Los documentos en la empresa suelen estar creados en base a una plantilla corporativa. Una solapa, donde da la información de la empresa, un logo con un encabezado o pie de página, son dos de las fórmulas más utilizadas. Aquí el color nos puede ayudar a asociar la imagen de nuestra empresa al presupuesto, a la propuesta, informe, etc.
Se trata de hacer que quede asociado nuestra imagen corporativa con la documentación que hemos presentado en la mente del cliente. Pensemos en un presupuesto que hemos presentado. Seguramente no seremos los únicos que lo hemos hecho, al final cuando se tiene que tomar la decisión entre, pongamos diez candidatos, nos tienen que asociar con algo, "Me gusta la tercera propuesta, la del logo azul, no me acuerdo del nombre" Puede que no se haya quedado con el nombre de nuestra empresa, pero si acaba identificando nuestra marca.
Destacando la parte del documento que nos interesa con el color
Por supuesto, si ponemos imágenes o gráficos estos deben ir necesariamente en color. En el caso de las primeras, no hay nada peor que un documento con imágenes en blanco y negro, si las vamos a imprimir de esta manera y no se trata sólo de un documento de ámbito interno, casi mejor suprimirlas. Cuando lo encuentro siento que me estoy perdiendo algo.
Tampoco es necesario que las imágenes de un informe tengan la calidad fotográfica que nos ofrecen las impresoras WorkForce Pro de Epson. Podemos ajustar la calidad para ahorrar tinta en función del tipo de imágenes que vamos a utilizar, la resolución que tienen, etc.
En el caso de los gráficos, la escala de grises puede ser una solución para los gráficos sencillos, pero los más elaborados realmente pierden su razón de ser. Los detalles que nos ayuda a destacar el gráfico se pierden en una maraña de líneas, barras, etc. que es difícil distinguir entre unas u otras.
Pero luego dentro del propio documento también el color nos va a ayudar a destacar ciertos aspectos, cifras claves, etc. una tabla resumen, por ejemplo, conceptos que al final son claves en la toma de decisiones de nuestros clientes y que queremos fijar visualmente en su retina.
Porque al final, esta documentación a color que hemos entregado es la imagen de nuestra empresa. Es lo que el cliente tendrá en sus manos para tomar la decisión final y tenemos que ver la impresión a color no como un gasto, sino como una inversión que hacemos para conseguir nuestro propósito final.
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