Estamos inmersos en pleno proceso de cambio tecnológico, en el que la transformación digital es inevitable en casi todos los ámbitos que nos rodean. Las empresas no iban a ser menos, y la posibilidad de utilizar un software informático que automatice al máximo posible todos los procesos empresariales se ha convertido en un elemento fundamental de su día a día.
En la actualidad, los programas informáticos tradicionales se han quedado bastante anticuados, y no digamos ya los procesos que hace pocos años se realizaban de manera manual. Lejos de utilizar un software por el que hay que pagar una licencia, últimamente han crecido en popularidad los programas de contabilidad y facturación online, también conocidos como Software as a Service (SaaS). Se trata de un tipo de servicio que está disponible en la nube y disponible para todas las empresas que lo necesiten.
Pero, ¿qué ventajas tiene utilizar este tipo de servicios? ¿Nos ayudan en algo a la hora de manejar nuestra contabilidad y nuestra facturación? Estas son diez de las razones por las que es importante gestionar tu facturación y contabilidad de manera online.
Reduce el papel al mínimo posible
La cantidad de facturas, tickets o movimientos bancarios que una empresa maneja a lo largo de un ejercicio puede acabar siendo inmensa. Además de esto, es necesario tener todos los papeles bien organizados y controlados si no queremos perder información realmente importante, lo que en muchas ocasiones puede acabar acarreando unos costes que podrían ser evitados.
Un programa de facturación online elimina la necesidad de utilizar papel, y la organización de la información se hace mucho más sencilla, al utilizar facturas que se pueden visualizar cómodamente a través de nuestro ordenador.
Ahorra tiempo
El ahorro de tiempo es palpable desde el primer momento, especialmente en los pequeños detalles que en muchas ocasiones acabamos pasando por alto o no les damos la importancia que se merecen.
Por ejemplo, dado que cualquier persona con permisos puede acceder a esta información, es posible proporcionar un acceso especial a nuestra gestoría de confianza para que pueda obtener todas las facturas, tickets y otros documentos necesarios para completar todas las obligaciones.
Elimina los errores humanos
Automatizar al máximo posible la facturación y la contabilidad reduce los errores humanos al mínimo. La información se almacena y se consolida en un lugar físico concreto (uno o varios servidores) y a través de un software único, de manera que la información está mucho más integrada, minimizando el impacto que un error humano pueda tener en la contabilidad.
Ni que decir tiene que esta integración sirve para ahorrar mucho tiempo, incluso si ya hemos trabajado con software de gestión contable anteriormente, ya que evita que tengamos que introducir la información de la facturación en la contabilidad.
Acceso desde cualquier dispositivo
Una de las mayores ventajas de la nube es la posibilidad de poder acceder a la información desde cualquier lugar, en cualquier momento y, por supuesto, a través de una gran variedad de dispositivos diferentes.
Normalmente, el software está disponible a través de la web, por lo que solo es necesario tener instalado un navegador y conexión a Internet. En pleno Siglo XXI, esta facilidad está disponible en prácticamente todos los dispositivos que podamos imaginar (PCs, móviles o Tablets, entre muchos otros).
Garantiza una mayor seguridad
La seguridad es una de las mayores virtudes que se le atribuyen a la nube. Los datos se almacenan en un servidor seguro, y tan solo podrán acceder a ellos aquellas personas que tengan los permisos para hacerlo.
Está en permanente actualización
Generalmente, el software en la nube está en permanente actualización, un proceso que normalmente es invisible para los usuarios que hacen uso de estas aplicaciones.
Y no solo desde el punto de vista de la mejora continua del software, sino también, y quizá más importante, en todos los aspectos legales que afectan a cualquier empresa y que acaban cambiando con el tiempo de manera irremediable.
Prepara la documentación obligatoria conforme a la legislación
Este tipo de programas preparan la documentación legal para la presentación de los diferentes modelos a Hacienda de manera automática, como por ejemplo las liquidaciones trimestrales de IVA o la liquidación del IRPF.
En muchos casos, además, se encargan de su presentación telemática a las diferentes Administraciones, muchas de las cuales tienen preparados sus sistemas para recibir e interpretar esa información de forma adecuada.
Facilita la relación con los proveedores y clientes
Muchas de las aplicaciones de facturación y contabilidad online permiten mantener una relación mucho más rápida, segura y fluida con nuestros proveedores y clientes.
En la mayoría de ocasiones, el envío de las facturas se realiza de forma automática a través del correo el electrónico, un medio eficaz, rápido, seguro y, sobre todo, económico. Además, también se ha comenzado a automatizar el proceso de pagos y cobros.
Ayuda en la toma de decisiones empresariales
La mayoría de estos programas permiten extraer informes y estadísticas sobre la situación actual de la compañía y en pocos segundos. Permite obtener un nivel de información que ayuda en la toma de decisiones empresariales, tanto a nivel interno como para los inversores externos.
La posibilidad de obtener informes tan detallados era casi imposible cuando nuestra empresa tenía que facturar de forma manual, ya que el volumen de información que podría llegar a almacenar cualquier empresa hacía impensable dedicar un recurso solo a esta tarea.
Y, por supuesto, ahorra dinero
Todas las ventajas apuntadas anteriormente se resumen en una única virtud: el ahorro en costes, tanto directos como indirectos. Los directos, porque, por ejemplo, no es necesario pagar caras licencias por el uso del software ni tener varios recursos dedicados a estas tareas, y los segundos, al eliminar la posibilidad de errores humanos que pueden llegar a ser bastante costosos para la empresa.
Imagen | Alejandro Escamilla