La facturación electrónica, a pesar de que llevamos mucho tiempo hablando de ella, sigue constituyendo un auténtico reto para todos los agentes económicos, ya que si bien se han dado pasos en su aceptación, su implantación definitiva todavía parece lejana.
Las obligaciones de 2015 a las que se supone que han sido sometidas las Administraciones Públicas con el objetivo de trabajar obligatoriamente con la facturación electrónica con las empresas con importes superiores a 5.000 euros, la lenta normalización entre los autónomos y empresas o que sea extensiva a todo tipo de consumidores, parece ser el proceso continuo en el que nos vemos envueltos en los últimos tiempos.
Con este panorama de crecimiento, más lento del que nos gustaría, vamos a centrarnos en cómo puede beneficiar a nuestra empresa utilizar la factura electrónica
Ventajas y beneficios de la factura electrónica
Si todavía eres de los que te cuestionas si te merece la pena empezar a trabajar con facturación electrónica en tu empresa, debes analizar los beneficios que pueden suponer para tu negocio.
Como cualquier otro aspecto innovador y basados en las TIC, la facturación electrónica, gestionada de manera correcta, generará buena imagen y reputación para nuestra empresa, lo que contribuirá a posicionarla como una empresa moderna y eficiente.
El coste de implantación que te puede suponer es bajo, sobre todo si utilizamos un software de facturación para autónomos donde su integración y puesta en marcha es sencilla e inmediata.
El ahorro en costes relacionados con el material de oficina es bastante elevado, ya que se eliminan gastos de papel, de consumo de tóners o todos los relacionados con el envío como servicios de mensajería o de correos. En relación con esto, no hay que despreciar el impacto indirecto de estos ahorros en el medio ambiente, ya que tanto el consumo de papel como los residuos que se generan repercuten en el deterioro del mismo.
Además, se generan importantes mejoras en la organización de nuestra empresa, como por ejemplo:
- La inmediatez con la que podemos emitir una factura y hacérsela llegar al a nuestro cliente, mejorando nuestra capacidad de respuesta.
- La optimización del archivado, reduciendo, por ejemplo, los espacios físicos para su almacenado.
- Relacionado con lo anterior, la facilidad de búsqueda y localización de facturas.
- La posibilidad de consulta en cualquier dispositivo y en cualquier momento, así como el hecho de poder hacer facturas online.
- Se pueden reducir los errores humanos al hacerse parte de la creación de la factura de manera automática y cambiar la forma de envío.
- El ahorro de tiempos, ya que la facturación afecta a muchos de los procesos de nuestra empresa, haciendo que el funcionamiento de la misma sea más eficiente.
La integración y vinculación con los programas de contabilidad con los que trabajemos habitualmente en nuestra empresa, ya que en ocasiones no debiera suponer un cambio en un nuestra forma de gestionar contablemente nuestra empresa.
Se mejora el servicio de atención al cliente, al que en muchas ocasiones se le facilitará indirectamente su gestión, incluso afectando a la gestión de cobros y pagos y a nuestra tesorería.
Tipos de facturas electrónicas
Hay que recordar que la factura electrónica es el documento generado por medios informáticos en formato electrónico que viene sustituir al documento físico de factura en papel, pero que conserva su mismo valor legal con unas condiciones de seguridad mayores.
La normativa de facturación, tanto para las facturas electrónicas y las que no los son están reguladas por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, donde se regulan los requisitos que deben cumplir de manera obligatoria las facturas, tanto en papel como electrónicas.
Puedes encontrarte con dos tipos de factura electrónica, ambos muy relacionados con la forma en la que podemos emitirla. Estas son:
Facturas en formato estructurado, que contienen datos y que normalmente se puede emitir directamente con nuestro programa de facturación, sin la necesidad de contar con conocimientos fiscales, y que igualmente puede ser tramitada de manera automática por nuestro cliente por sus sistemas de contabilidad y pago; normalmente se utiliza el lenguaje XML.
Facturas en formato no estructurado, que se basan simplemente en una imagen, lo que implica que su procesamiento e integración con otro programas no puede ser del todo automática utilizándose habitualmente facturas escaneadas y archivos en formato PDF, que se suele utilizar paralelamente programas para el reconocimiento óptico de caracteres (OCR).
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