Si eres emprendedor en ciernes o ya tienes tu empresa, lo más probable es que te interese conocer cuál es la situación actual de tu negocio: cuánto has hecho en caja hoy, cuántos clientes atendiste este mes, cuánto te gastas semanalmente comprando mercancía, tu facturación, etc.
No es habitual que el pequeño autónomo tenga en perspectiva realizar mediciones sobre su negocio, especialmente en las empresas más tradicionales. Sin embargo, es algo que puede marcar la diferencia entre una empresa bien y mal gestionada, lo que puede permitirle controlar y tener las riendas de su negocio, asegurando así su pervivencia y crecimiento futuro.
Pero, ¿por qué tengo que medir cosas de mi negocio?
La respuesta es sencilla: “lo que no se define no se puede medir. Lo que no se mide no se puede mejorar. Lo que no se mejora se degrada siempre”, tal y como dijo el físico y matemático británico William Thompson hace más de 150 años.
Los emprendedores que han escuchado esta frase y confían en la veracidad de la misma ya no tienen vuelta atrás. Al margen de este convencimiento, existen una serie de motivos que nos animarán a utilizar indicadores:
- Vamos a conocer en profundidad el negocio, tanto porque vamos a aprender cómo funcionamos en el momento de medir y evaluar los indicadores como por el hecho de tener que diseñarlos y meterse de lleno en los procesos y todo aquello que sucede en la ejecución de tu modelo de negocio.
- Poder resumir y sintetizar en un número o dato toda una estructura empresarial, facilitando esto la toma de decisiones estratégica de la empresa.
- Es el camino más directo a la mejora continua del negocio. Lograr la búsqueda de la excelencia es bastante más fácil con una metodología clara y poca improvisación.
¿Qué se entiende por indicador?
Con el fin de adaptar la teoría al día a día del emprendedor, podemos definir un indicador como la medición de aquellos aspectos clave del funcionamiento de la empresa fundamentales para cumplir los objetivos y obtener resultados.
Igualmente, es importante adentrarnos en otro concepto, el cuadro de mando integral, una herramienta que construiremos para centralizar todos los indicadores. Estableciendo un símil, puede ser algo así como sentarse en un coche en el asiento del conductor y mirar de golpe todo el cuadro de instrumentos, como el cuentaquilómetros, velocímetro, cuentarrevoluciones y el nivel de gasolina, a lo que nos podrá ayudar un programas de contabilidad para autónomos.
Cómo establecer y elegir los indicadores de tu negocio
Uno de los mejores momentos para establecer los primeros indicadores de gestión de nuestra empresa es al principio de la actividad, cuando estamos abriendo las puertas, ya que es el momento donde tenemos la mente más abierta, y quizá tengamos más ambición y ganas. Si posponemos esta decisión para más adelante, es bastante más difícil adaptar los procesos a herramientas analíticas que midan el rendimiento de todos los aspectos de nuestra empresa.
En este sentido, no se debe perder de vista que lo que conseguiremos con esto es simplemente establecer la base, ya que no disponemos de algo fundamental: la experiencia que nos permita conocer el funcionamiento exacto de nuestro negocio. Ni que decir tiene que los indicadores se irán mejorando con el tiempo y el rodaje.
Aparte de algunos datos económicos muy estándares, tales como la ventas (ya sean diarias, semanales o mensuales) y los beneficios, se debe tener en cuenta que cada negocio es un mundo y que se debe hacer un trabajo profundo para diseñar una combinación de indicadores única que nos permitan controlar y mejorar nuestra empresa.
Esto, en general, tiene mucho que ver con el modelo de negocio de la empresa, y cómo estemos organizados para vender nuestros productos o prestar nuestro servicios. Por tanto, debemos analizar cada una de las actividades que hacemos en cada parte de negocio e identificar los puntos clave de cada paso, donde, simplemente viendo un valor, podamos hacernos una idea de si esa parte del negocio va bien o mal.
Algunos ejemplos de indicadores:Usa tu programa de contabilidad para autónomos
Partiendo de la base que debes elegir los que te funcionen a ti para controlar tu negocio, está claro que se puede hablar en primera instancia de varios, y que deben estar en cada una de las partes de tu empresa, en los procesos o en toda la cadena de valor. Veamos algunos ejemplos ilustrativos:
En relación a los clientes, habrá que prestar atención al número de personas que compran, a las personas que entran por la puerta (compren o no), al importe medio por cliente, al tamaño medio de los pedidos, al número de citas previas concedidas, al número de llamadas que recibimos pidiéndonos información, al índice de satisfacción de los clientes o al número de quejas.
En la parte económica, la facturación diaria, mensual o semanal por producto o servicio, los beneficios mensuales, el nivel de efectivo, lo que gastamos en algunos suministros clave, como el gasoil o la luz, volumen medio de las compras, los márgenes etc.
En relación a las redes sociales, es más común hablar de métricas. Por ejemplo, podemos ver la cantidad de contenido que generamos, las interacciones de los mismos, el número las consultas realizadas a través de estas vías, la evolución del número de usuarios que nos siguen.
En nuestra página web, las visitas generales, las veces que se ponen en contacto con nosotros a través del formulario, o la evolución las visitas concretas a la página donde tenemos los precios.
Foto| Alexa Wirth