Cualquier autónomo puede tener dudas sobre la deducibilidad de un cierto gasto. Pero si, además de ello, no tiene la factura, la duda se convierte en una total incertidumbre. En cualquier caso, lo primero que hay que tener claro es si un gasto es realmente deducible o no, para lo cual debe de ser necesario y estar directamente relacionado con la obtención de los ingresos.
Una vez conocido este aspecto fundamental, existen algunas operaciones, como los seguros o los gastos financieros con el banco o su aseguradora, para los cuales no está obligado a hacer factura, tal y como determina el reglamento de facturación, algo que no impide que el autónomo pueda deducirse fiscalmente en el IRPF dicho gasto.
En este sentido, se debe tener en cuenta que, aunque no exista la obligación de tener la factura, esto no quiere decir que no se precise un documento justificativo de cada uno de los gastos que se vayan a deducir, como por ejemplo un extracto bancario donde venga claramente expuesto el concepto.
Veamos qué gastos se pueden deducir sin tener la factura:
Los gastos financieros
Nos podremos deducir todos aquellos gastos de las cuentas o productos financieros de nuestro negocio; es decir, todo aquello que tenga que ver con nuestras operaciones bancarias habituales, tales como los gastos de mantenimiento de nuestras cuentas, las comisiones por las tarjetas, los intereses de los préstamos o pólizas de nuestra empresa o las comisiones por realizar transferencias.
El banco, en cualquier caso, no tiene la obligación de emitir factura, por lo que, para poder justificar este gasto, nos hará falta el extracto bancario donde venga reflejado el coste financiero en cuestión, y será entonces cuando lo incluyamos dentro de nuestro software de facturación.
Cuota de autónomo
Lo que paga el autónomo cada mes a la Seguridad Social es también deducible simplemente con el cargo en la cuenta. Es habitual que el autónomo tenga domiciliado el pago de dichas cotizaciones, por lo que el recibo es suficiente. No obstante, también es posible justificarlo mediante el boletín sellado por el propio banco.
Las nóminas y Seguridad Social de los empleados
Los salarios y todos aquellos conceptos que vayan incluidos en la nómina de los empleados, tales como pagas extras, complementos o dietas, son gastos deducibles, para los cuales es requisito imprescindible tener el justificante de la transferencia realizada, en la que se refleje bien el concepto o tener una copia de la nómina firmada por el trabajador en cuestión.
Asimismo, los seguros sociales de los empleados correspondientes a estas nóminas se justifican igualmente con el extracto bancario del pago realizado a la Seguridad Social o con los TC sellados por nuestra oficina bancaria.
Los seguros del negocio
Las primas de los seguros que tengamos contratados, como pueden ser los del local, los de responsabilidad civil, los de los vehículos de la empresa, de vida o sanitarios, se justifican igualmente con el pago realizado en nuestra cuenta bancaria. En cualquier caso, los recibos bancarios deben tener siempre reflejado el número de póliza a la que corresponden y el nombre de titular de la misma.
Traspasos y contratos
Algunos contratos mercantiles son suficientes para justificar ciertos gastos de nuestro negocio. Por ejemplo, cuando se produce un traspaso, ya que el contrato que firmemos puede ser el comprobante, acompañado (eso sí) de la transferencia realizada, donde cuadre el importe y a quién le hagamos dicha transferencia.
Igualmente sucede con la fianza del contrato de alquiler del local que tengamos, que suele venir definida en una cláusula del mismo y para lo que nos servirá el extracto de la transferencia realizada.
Impuestos
Todos aquellos impuestos que sean deducibles para nuestra actividad económica, tales como la tasa de basura, el Impuesto de Bienes Inmuebles (IBI) y cualquier otro tributo o tasa relacionada directamente con nuestro negocio. Eso sí, serán deducibles siempre y cuando tengamos el recibo bancario donde venga claramente expresado el concepto, para lo que es conveniente recordar que no son deducibles las multas y los recargos.
En definitiva, existen una serie de gastos que están afectos a nuestra actividad profesional cuya deducibilidad no depende de tener factura que acredite que tal gasto se ha producido.
Foto | Camilo Rueda López