Ser autónomo es un camino lleno de obstáculos. Son muchas las visicitudes a las que todo profesional se enfrenta en el desarrollo cotidiano de su actividad, y es necesario estar siempre alerta para evitar que estas circunstancias cambiantes se lleven por delante nuestro negocio.
Sin embargo, son muchos los errores que muchos trabajadores por cuenta propia cometen en su relación con las Administraciones Públicas de los cuales muchos autónomos no son conscientes de ellos. En muchas ocasiones, estos errores se producen por no conocer la ley, pero este desconocimiento no eximen a nadie de su cumplimiento. Te presentamos nueve errores que nunca deberías cometer si eres autónomo.
No solicitar el pago único antes del alta en la Seguridad Social
Es una situación que ocurre con demasiada frecuencia. A la hora de solicitar financiación, muchos emprendedores en situación de desempleo no tienen en cuenta la posibilidad de poder capitalizar el paro. Esta posibilidad les permite obtener un pago único por la prestación pendiente para constituir una sociedad.
Pero, mucho ojo. Esta solicitud solo se podrá realizar antes del alta en la Seguridad Social. En el momento en el que iniciamos nuestra actividad, perdemos el derecho a capitalizar el paro posteriormente.
No recibir facturas o justificantes
La correcta facturación de nuestras operaciones constituye un elemento imprescindible de nuestro negocio. Las facturas son necesarias para declarar impuestos, para llevar la contabilidad de la sociedad y como garantía del producto o servicio que hemos comprado. Pero, además, son imprescindibles si queremos solicitar la devolución del IVA o para desgravarse el IRPF.
Por todas estas razones, es importante solicitar factura en todos los casos en los que exista una relación comercial. Para ello, puede ser interesante disponer de un programa de facturación online como el que ofrece Sage, que realice estas gestiones de la forma más automatizada posible.
Tramitar el alta primero en la Seguridad Social
A pesar de que no se trata de un error que nos vaya a hacer perder dinero, puede hacernos ganar un tiempo que, en términos empresariales, es muy valioso. La Seguridad Social toma nuestros datos de Hacienda para después formalizar nuestro alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA).
Acudir en primera instancia a la oficina de la Seguridad Social significa tener que volver y perder un tiempo muy valioso. Desde que nos damos de alta en Hacienda con el modelo 036 o 037, tenemos un mes para tramitar el alta en la Seguridad Social.
No aprovechar los gastos deducibles si trabajamos desde casa
Cada vez son más los trabajadores autónomos que utilizan su casa como oficina. Sin embargo, no todos afectan su vivienda habitual en el alta de Hacienda con el fin de poder deducirse ciertos gastos del desarrollo de su actividad profesional.
Si estamos en este caso, tan solo tenemos que afectar nuestra casa cuando nos demos de alta en Hacienda a través del modelo 036 o 037, indicando el número total de metros cuadrados que se utilizarán para desarrollar la actividad, de manera que podamos deducirnos estos gastos en momento de la liquidación del IVA.
No registrar el VAT con el alta
El VAT es un sistema de identificación tributaria empleado en la Unión Europea para las operaciones intracomunitarias. Con este número, podemos emitir y recibir facturas exentas de IVA de acuerdo con la directiva comunitaria.
Debemos solicitar este número identificativo en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI) si creemos que vamos a realizar compra-venta de productos o servicios con países de la UE. Y si puede ser lo antes posible, mejor. Se trata de un trámite que tarda bastante tiempo, y que es mejor ir adelantándolo para disponer de él cuanto antes.
Comprar material cuyo IVA es deducible sin estar dado de alta en Hacienda
Los pequeños detalles son los que marcan la diferencia. Es habitual que existan problemas con la Administración por culpa de pequeños trámites que no se han realizado a tiempo. Este es el caso de la compra de equipamiento o material cuyo IVA es deducible y que, por un mérito trámite formal, acaba costándonos más caro de lo que pensábamos.
Para evitar este tipo de errores, lo mejor es darse de alta previa de IVA en Hacienda con los modelos 036 o 037 y, a partir de ahí, comenzar a comprar todo el activo que necesitamos para nuestro negocio.
Elegir siempre la base mínima de cotización
El 86% de los trabajadores por cuenta ajena cotizan por la base mínima de cotización, cuya cuota mensual a la Seguridad Social es la más baja de todas, de casi 267 euros. Esta elección se realiza con el objetivo de ahorrar costes, pero rara vez se tienen en cuenta las prestaciones a que daría derecho una base de cotización más elevada.
Esta base determina, entre otras cosas, la pensión de jubilación que recibirá el autónomo en el futuro y las coberturas relacionadas con el resto de contingencias, como un accidente laboral, una invalidez o el desempleo. Todo es proporcional a lo que se cotiza así que, si nuestros ingresos nos lo permiten, y más si tenemos una edad más avanzada, quizá sea buen momento para aumentar la base de cotización.
No tener claro si darnos de altas con varios epígrafes en el IAE
Cada actividad profesional tiene su propio epígrafe en el Impuesto de Actividades Económicas (IAE). Es importante saber de antemano qué actividad desarrollamos para darnos de alta en el epígrafe correcto en cada caso, lo que servirá para encuadrarnos en el sistema de estimación directa o en el sistema de estimación objetiva.
Si nuestro negocio va a desarrollar varias actividades con diferentes tipificaciones, lo mejor es que nos demos de alta en todos los epígrafes que correspondan. Eso sí, siempre y cuando no estemos en módulos.
Desconfiar de la factura electrónica
Los errores humanos son demasiado habituales y esto, a la hora de emitir una factura, esto puede acabar siendo muy negativo para nuestro negocio. Para paliar todos estos problemas, la mayoría de emprendedores se han agarrado a la seguridad que proporcionan las nuevas tecnologías, y a la hora de hacer facturas, no iba a ser menos.
La facturación electrónica tiene la misma validez legal que cualquier factura en papel, evita errores humanos y supone un ahorro considerable, tanto de tiempo (ya que las búsquedas son mucho más rápidas), como de dinero (ya que se ahorra mucho en espacio y papel).
En definitiva, ser emprendedor implica equivocarse y aprender. Sin embargo, a la hora de gestionar nuestras relaciones con las Administraciones Públicas, puede suponer mucho tiempo y dinero. ¿Por qué no evitarlo si está en nuestras manos?