Una de las ventajas que muchas empresas han encontrado a la hora de digitalizar sus archivos ha sido un ahorro importante de espacio, espacio físico, lo que en muchas ocasiones lleva a guardar y guardar documentos, copias, versiones, etc. Al final acabamos con un gran número de archivos duplicados en la empresa, un desorden que podemos acabar pagando muy caro.
Porque la falta de espacio se soluciona de forma muy sencilla. Basta con añadir un nuevo disco duro y rápidamente ampliamos espacio. Sin embargo esta no es la mejor solución en muchos casos. La duplicidad de archivos no se debe, en general, a la realización de copias de seguridad, sino a que se guardan en diferentes espacios o diferentes versiones.
Lo más habitual es guardar una versión del archivo en el ordenador local para realizar modificaciones que luego sustituiría a la versión que está alojada en el servidor. Lo malo es que en muchas ocasiones son dos usuarios los que acaban por realizar modificaciones a la vez y al final no se sabe que versión es la buena. Se convierte en una mala práctica que al final nos hacer perder tiempo y trabajo.
Si trabajamos con varias versiones en el servidor puede ocurrir lo mismo, sólo que en este caso nos costará saber qué versión es la buena. En otras ocasiones los archivos se duplican en diferentes espacios del servidor. Si esto se convierte en un práctica habitual y además se incluyen en la copia de seguridad, al final estamos destinando mucho más espacio del que nos gustaría para hacer copias, además de alargar el tiempo de ejecución innecesariamente.
Pero sobre todo supone un problema a la hora de encontrar documentos, ya que aparecerán diferentes versiones, ubicaciones, etc. Hasta que se identifica cuál es el documento con el que queremos trabajar hemos perdido en muchas ocasiones un tiempo precioso. A esto le tenemos que sumar en muchos casos los archivos guardados en portátiles, discos duros virtuales, etc. que hacen que en ocasiones pueda resultar inmanejable.
Al principio será una tarea dura, pero poco a poco habremos establecido un método de archivado digital que acaba por ayudarnos a mejorar la productividad en la empresa. Si además introducimos alguna herramienta que nos permita tener un mínimo control de cambios y versiones, mejor todavía, pero si no lo tenemos podemos crearlo de forma manual para que cada usuario registre que ha realizado cambios en el mismo.
En Pymes y Autónomos | Limpieza de archivos en verano, no conviertas a tu empresa en un Diógenes digital
Imagen | blickpixel