Una de las formas de evitar que los papeles sigan rondando por la empresa es utilizar la digitalización certificada. Se trata de una opción que no todo el mundo utiliza y que tras escanear un documento permiten prescindir del original. Esto supone un gran ahorro de tiempo y de costes de almacenamiento.
Para ello tiene que cumplir una serie de requisitos. No basta con introducir un factura en el escaner de la impresora multifunción y crear un PDF. Es necesario utilizar un software homologado por la AEAT, que garantice todo el proceso. Si se cumple dicho estándar, el documento resultante tendrá validez legal ante cualquier organismo oficial y podemos destruir el original.
Tal y como dice la propia ORDEN EHA/962/2007, de 10 de abril, en su artículo 7 donde se establecen las bases que debe cumplir la Digitalización certificada:
Las facturas, documentos sustitutivos y otros documentos así digitalizados permitirán que el obligado tributario pueda prescindir de los originales en papel que les sirvieron de base
Normalmente se piensa en una solución de este tipo para cuestiones fiscales y de facturación, pero lo cierto es que será de utilidad para cualquier tipo de intercambio documental con cualquier administración u organismo público. Se esta manera no solo ahorra papel, sino que se puede convertir en una forma de ahorrar tiempo.
Para escanear documentos tenemos diferentes opciones, en función del software de dititalización certificada elegido. Algunos nos permiten realizar simplemente una foto con el móvil del documento o utilizar un simple escáner de impresora multifunción. Esto resulta muy cómodo para tener más flexibilidad a la hora de guardar los comprobantes de gastos, por ejemplo.
La información quedará disponible e indexada en una base de datos para su búsqueda. Además los programas de digitalización certificada garantizan que no se haya manipulado dicha imagen. Para las empresas que manejan un alto volumen de facturas y documentos en papel que necesitan conservar por cuestiones legales es una opción muy interesante.
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