Después de haber visto algunas de las características que todo buen correo electrónico tiene que llevar en lo que se refiere a los destinatarios y al contenido del mensaje, no hemos todavía acabado de analizar las mejores prácticas para que la comunicación no verbal sea eficaz.
Y es que, en un correo electrónico hay muchos más aspectos a tener en cuenta aparte del contenido del mismo, y que por tanto debemos de ser capaces de utilizarlos en tiempo y forma adecuados.
Debemos poner especial cuidado con los archivos adjuntos que enviamos
Si tenemos que enviar un archivo adjunto, debemos de poner cuidado en el formato del mismo. Es posible que el destinatario no tenga el programa adecuado para poder abrirlo. Esto sucede, y lo sé por experiencia, con algunos programas de ofimática de Microsoft, como el Word o el Excel, que muchos destinatarios no poseen la misma versión con la que nosotros hemos creado el archivo, y por tanto, debemos convertirlos a una versión compatible con los programas anteriores. Si no conocemos los programas que usa el destinatario, debemos usar la versión más antigua posible, ya que esta puede ser abierta por los diferentes programas.
Al mismo tiempo, debemos evitar en la medida de lo posible enviar archivos muy grandes, tratando de hacérselos llegar por otras vías diferentes al correo electrónico. Si enviamos un archivo muy pesado al destinatario, puede hacer que el correo electrónico del destinatario se ralentice, lo cual le puede suponer un grave prejuicio, sobre todo para gente con grandes responsabilidades que puede recibir muchos correos a lo largo del día. Otras opciones pueden ser comprimir el archivo, y mi recomendación es hacerlo siempre en formato .zip, ya que es el formato por defecto de Windows.
Antes de enviarlo, y aunque parezca obvio, debemos adjuntar el archivo. Si en el contenido del mensaje decimos que existe un archivo adjunto, pero no lo adjuntamos, el destinatario nos va a preguntar cuál es el fichero, y perderemos tiempo muy valioso al tener que volver a enviárselo.
Mucho ojo con las planificaciones de reuniones
A día de hoy, muchos clientes de correo electrónico permiten la planificación de reuniones, como por ejemplo el Microsoft Outlook. En mi opinión, esta es una opción muy interesante, pero debemos de poner especial cuidado a la hora de planificar reuniones de forma correcta.
- Enviar la reunión solo a los destinatarios de la misma. Puede ser que enviemos la convocatoria a personas que no tienen que ver con la misma, cosa que tenemos que evitar.
- Pedir confirmación de asistencia. Si no enviamos confirmación de asistencia de la reunión convocada, no sabremos quién o quienes van a asistir a la misma, perdiendo el tiempo una vez reunidos esperando por la asistencia de la persona o personas convocadas.
- Pedir confirmación de la modificación de la reunión. Si en un momento dado, por cualquier motivo, tenemos que modificar la hora de la reunión tendremos que solicitar confirmación, por la misma razón de antes.
- Ojo al eliminar un destinatario. Si tenemos que eliminar a una de las personas convocadas de la reunión, poner mucho cuidado a no cancelarla por completo.
- Incluir el lugar donde se va a desarrollar la reunión. En muchas ocasiones, se nos olvida incluir el lugar donde se va a desarrollar la reunión. Si ésta es telefónica, aportar el número de teléfono de la misma.
- Si fuera posible, consultar antes la agenda de los convocados. Ahora mismo, es posible ver la agenda del resto de asistentes a la reunión; debemos de tener en cuenta estas agendas para planificar la reunión, y que todas las personas convocadas puedan asistir sin necesidad de conflicto con otras reuniones.
- Añadamos una descripción precisa del motivo de la reunión
Otros aspectos a tener en cuenta
Pero un correo electrónico es mucho más de lo que ya hemos mencionado. Por ejemplo, es posible enviar los mensajes con prioridad alta. Evitemos el uso de esta opción en la medida de lo posible, salvo cuando el mensaje sea de verdad urgente. Todos queremos que el destinatario nos conteste un correo en el menor tiempo posible, pero en ocasiones es muy complicado; puede que para él todos tengan la misma importancia, por lo que lo único que conseguimos estableciendo una alta prioridad al mensaje es que el destinatario priorice nuestro mensaje cuando posiblemente tenga mensajes más importantes que leer.
De la misma manera, y aunque su uso no está demasiado extendido, tratemos de usar la opción de baja prioridad. Cuando un mensaje no es urgente, o bien es un mensaje Offtopic (que no es de trabajo), usemos esta opción para indicar que la respuesta a este mensaje no es urgente, y por tanto el destinatario puede mandarlo a la cola de mensajes no leídos con prioridad baja.
Si necesitamos confirmación de lectura por parte del destinatario siempre podremos mandar un acuse de recibo. De esta manera, podemos conocer si el receptor ha leído o no el correo, y el momento en el que lo ha hecho.
Todo correo electrónico redactado de manera profesional ha de incluir la firma del emisor, para que el receptor sepa quién es la persona que le ha enviado el correo. En la firma ha de constar, al menos, el nombre y apellidos del emisor, la empresa para la que trabaja, y los datos de contacto, así como el aviso legal de confidencialidad del mensaje si fuera aplicable. Así, el receptor puede ponerse en contacto de manera rápida con el emisor, e incluso llamarle si el mensaje fuese urgente.
Desde luego, hay muchos más aspectos que todo mensaje tiene que tener en cuenta; si aprendemos, al menos a respetar todas estas pautas, la comunicación escrita será muy eficaz, evitando de esta manera los malentendidos propios de la comunicación verbal, y proporcionando una comunicación empresarial mucho más óptima.
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