A veces en las empresas damos por supuesto que la gente tiene conocimientos adquiridos que luego a la hora de la verdad no resultan tales. Una de las cuestiones en las que esto ocurre frecuentemente es en la redacción y especialmente con el correo electrónico. Es necesario realizar la formación necesaria para aprender a redactar correos electrónicos.
Es un asunto del que no podemos desentendernos, puesto que no es sólo un documento interno, sino que a través de esta herramienta daremos respuestas a nuestros clientes y proveedores. Es decir, en parte el correo electrónico es la imagen de nuestra empresa en su comunicación con el resto del mundo.
No estamos hablando ya de escribir sin faltas de ortografía, que damos por supuesto que esto se puede paliar gracias a los diccionarios y correctores ortográficos que vienen integradas con navegadores, gestores de correo, etc. Esto nos puede ayudar, pero conviene revisar, puesto que nos confiamos y estas herramientas no son perfectas.
Pero es que además mucha gente no sabe utilizar las opciones de envío del correo electrónico. No se diferencia entre Para, Con Copia y Con Copia Oculta, con lo cual acaban metiendo en el mismo envío y de forma indiscriminada tanto a departamentos internos como clientes externos, etc. Por no hablar de diferenciar entre contactos personales, que no deberían estar en nuestro correo de empresa y los contactos corporativos.
Además por supuesto de añadir fondos de colores a los correos de empresa, o fuentes demasiado grandes y también con tonos inapropiados, etc. Debemos recordar que el correo electrónico debe ser imagen de nuestra empresa y que nunca sabemo donde se reenviará, así que aunque vaya a un cliente o proveedor con el que tengamos cierta confianza debemos tener un patrón claro en el envío de los mismos.
Otra cuestión que debemos cuidar es la firma corporativa que añadimos al final de los correos. ¿Qué información proporcionamos? Pues lo normal es el nombre y el cargo de la persona que firma el correo, así como su teléfono. A partir de aquí podemos añadir distintas cuestiones, como puede ser la dirección de Skype o cuenta de Twitter corporativa en caso de que la utilicemos.
Por último, una de las cosas que más me irrita a la hora de leer un correo electrónico que he recibido es que me griten. No hay que escribir en mayúsculas frases o párrafos. Si queremos enfatizar, remarcar o poner el acento en alguna cuestión concreta podemos usar negritas, subrayado, admiraciones, etc. Escribir en mayúsculas es el equivalente a gritar a una persona, y no deja buena imagen.
Todas estas cuestiones tenemos que cuidarlas, mimarlas. Más vale perder una tarde con una persona para hacerle saber las buenas prácticas en la redacción y envíos de correos electrónicos que tener que pasarnos meses corrigiendo cuestiones de correos que nos han llegado, y lo que es peor, sin saber lo que se ha enviado a los correos en los que no estaba incluida nuestra dirección.
En Tecnología Pyme | Correo electrónico, ¿propiedad de la empresa o del trabajador?