Uno de los métodos o modelos de organización personal y profesional más utilizados es el GTD "Get Things Done", el método de David Allen que nos ayuda a finalizar el día con un mayor número de tareas completadas, a ser más productivos mejorando nuestra organización. Hoy vamos a repasar cinco aplicaciones para organizar tu trabajo con el método GTD que nos pueden ayudar a aplicarlo de forma más cómoda.
Porque en principio para trabajar con GTD no necesitamos ningún programa especial, ni tecnología, nos basta con una libreta y un bolígrafo. Sin embargo, si trabajamos delante de un ordenador o tenemos un smartphone, podemos buscar una aplicación que nos ayude a ser más eficientes con las tareas.
Cinco aplicaciones para organizar tu trabajo con el método GTD
Vamos a ver tanto aplicaciones o servicios pensados para trabajar directamente con GTD, como otras que podemos adaptar fácilmente, aunque sean de propósito general o simplemente su utilidad principal sea otra.
Nozbe es una aplicación de la que ya hemos hablado en otras ocasiones. Está pensada para trabajar con GTD, organizando las cuatro fases del método, recopilación, procesado, organización y revisión. Además dispone de aplicaciones para smartphones, pero también para instalar en nuestros equipos, algo que se agradece si nos movemos con portátiles y no siempre tenemos que tirar de tarifa de datos. Nozbe tiene un plan gratuito limitado a cinco proyectos, lo que puede hacer que se quede un poco corto. Los planes de pago comienzan en 8€ al mes.
FacileThings es otra aplicación diseñada para sacar el máximo partido al método GTD. Tiene todo lo que necesitamos, y además nos ayuda a aplicar el método cómodamente. Dispone de aplicaciones para Android o iOS. Su plan de precios parte de los 9€ por usuario y mes. Si ya conoces el método GTD y todavía no has encontrado la aplicación perfecta para aplicarlo, quizás Facile Things sea una opción a tener en cuenta. Como extras FacileThings se integra con servicios como Evernote, Dropbox o Google Calendar.
Trello es un gestor de proyectos del que también hemos hablado más a fondo en otras ocasiones. En este caso no está pensado para trabajar con la metodología GTD, pero si tenemos la posibilidad de aplicarla de forma sencilla en Trello. Basta con organizar los proyectos para recopilar, procesar, organizar y revisar las tareas que nos van surgiendo.
Con Evernote estamos en un caso similar al de Trello, no es una aplicación pensada para este método, pero tiene la gran ventaja de ser perfecta para la recopilación de tareas. Luego, para el procesado, organización y revisión, así como para asignar las prioridades quizás no es tan eficiente. Evernote puede ser perfecto para los que comienzan con GTD y si vemos que nos funciona bien, pero que todavía nos falta algo podemos aprovechar su integración con Facile Things, por ejemplo para mejorar.
Microsoft Outlook posiblemente sea una de las aplicaciones más utilizadas en el mundo de la empresa. Existen complementos que nos ayudan a transformar Outlook en un gestor GTD, donde tenemos algunos complementos para Outlook que nos pueden ayudar a hacerlo de forma más sencilla. El inconveniente que tiene es que será útil sólo para aquellos usuarios que reciben sus tareas a través del correo electrónico y siendo menos eficaz para el resto de usuarios. Además muchas de las aplicaciones de GTD permiten crear tareas enviando un correo electrónico, por lo que Outlook pierde una parte de su atractivo.
Para comenzar con la metodología GTD quizás se pueden utilizar o adaptar aplicaciones más generales. De esta forma el periodo de aprendizaje, de cambio de hábitos y comprobar si ese modelo de organización nos es de utilidad. Después si necesitamos perfeccionar la metodología con alguna herramientas específica siempre estamos a tiempo.
En Tecnología Pyme | La metodología GTD explicada en vídeo Imagen | Steve Holden | Mulberry24