Aunque la mayoría de negocios continúan llevando sus cuentas a mano, la realidad es que no es una buena idea: conduce a errores humanos, requiere de demasiados recursos, es mucho más costoso y, por supuesto, consume mucho tiempo. Sin embargo, en la actualidad, todavía hay numerosas empresas que no han sido capaces de adaptar las nuevas tecnologías a sus negocios, y, en consecuencia, pierden una gran oportunidad para poder automatizar parte de sus procesos empresariales.
Por suerte, cada vez es más sencillo adoptar algunos programas para llevar las cuentas de una empresa y de esta manera mejorar nuestros procesos financieros. Una hoja de Excel es suficiente, especialmente si las acompañamos de algunas de estas siete plantillas que se pueden encontrar en Internet.
Estado de la situación patrimonial de la empresa
El estado patrimonial de una empresa es un informe financiero que detalla tanto el activo como el pasivo y el patrimonio neto de cualquier empresa. Gracias a esta plantilla, podremos completar todos los elementos de cada uno de estos estados patrimoniales junto con sus valores correspondientes, advirtiendo al usuario en caso de que la suma de todo el activo no sea igual a la suma del patrimonio neto más el pasivo, la regla básica de la contabilidad.
Presupuesto anual
Todas las empresas, con independencia de su actividad, necesitan hacer su planificación anual de ingresos y gastos para futuros periodos y ejercicios con el objetivo de controlar si las previsiones se han cumplido. Hay numerosas plantillas donde se pueden detallar los ingresos y los gastos para que la herramienta calcule la desviación entre lo planeado y lo que realmente ha sucedido, desde el nivel más bajo de detalle hasta el total general.
Conciliación bancaria
La actividad diaria de cualquier empresa exige una comunicación casi diaria con las entidades financieras. Todos los días hay movimientos en las cuentas bancarias debido al flujo de cobros y pagos propios de las actividades. Sin embargo, el saldo de las cuentas bancarias no coincide siempre al 100 por ciento con el importe de la tesorería de la empresa. Por eso, es necesario contrastar estos datos y completar la información contable de forma adecuada.
A este proceso se le conoce como conciliación bancaria. Esta plantilla permite registrar los movimientos de salida y de entrada que se efectúan con el banco arrojando un saldo neto.
Ratios financieros
Aunque no es una información obligatoria para la empresa, los ratios financieros ayudan a valorar el estado financiero general de la compañía. Esta plantilla incluye algunos ratios importantes, como el fondo de maniobra, para calcular la capacidad de la empresa para atender sus obligaciones a corto plazo; el ratio de endeudamiento, que indica la salud de la empresa con relación a su deuda o el ratio de autonomía, que da una muestra del nivel de fondos propios, entre muchos otros.
Modelo simple de factura
La factura es uno de los documentos más relevantes de cualquier negocio, porque refleja que se ha producido una transacción mercantil y, además, tiene validez legal y fiscal. Gracias al modelo simple de factura, podemos acreditar todas nuestras operaciones comerciales, y con unas pocas modificaciones, además, podemos tener todo un software de facturación en una única hoja de Excel.
Flujo de caja
El correcto control del flujo de caja es uno de los grandes desafíos de cualquier empresa. El objetivo es comprobar cuáles son todos los cobros y los pagos que se producen diariamente en todas las operaciones. Una plantilla sencilla sobre flujos de caja permite al responsable de tesorería de la sociedad poner un límite mínimo y máximo que debería tener el saldo para evitar problemas financieros, avisándole cuando no se respeta esa regla (por ejemplo, si los intereses de la deuda se disparan).
Amortización de la deuda
Cuando una empresa o un particular contrae una deuda, le interesa conocer cuánto tiene que pagar en concepto de intereses y de capital con cada cuota. Esta información viene reflejada de forma completa en su cuadro de amortización. Esta plantilla de Excel permite** calcular la devolución del préstamo tanto a través del sistema de amortización francés como del alemán. El usuario tan solo tiene que introducir el tipo de interés, el plazo, el capital inicial y el número de pagos por año, y el programa calcula el cuadro de amortización completo.