La colaboración entre empresas, o entre empleados desplazados es cada día más necesaria. El desarrollo de proyectos colaborativos es una tarea compleja por la necesidad de poner en común de manera ordenada una serie de actividades. Y Trello es un gestor de actividades para equipos accesible vía web que destaca por su filosofía Kanban y su sencillez extrema.
La principal traba de los gestores de proyectos es su orientación al jefe de proyecto, al gran planificador, al rey del Gantt. Estos sistemas suelen requerir una interacción engorrosa por parte de los usuarios que deriva en abandono o una cumplimentación mínima exigida. Pero si de lo que se trata es de crear tareas, asignarlas a una o varias personas, y hacer un seguimiento de su avance hay soluciones más simples y al final eficaces que los clásicos gestores de proyectos.
Metodologías y representaciones
Entre los gestores de proyectos encontramos dos grandes bandos. Por un lado están los dedicados a grandes proyectos con muchas tareas dependientes unas de otras y con alta exigencia de control presupuestario. Sería el caso de obras de ingeniaría civil, implantaciones informáticas en administraciones o multinacionales. Su herramienta visual básica es el famoso diagrama de Gantt. En este se ven la distribución de tareas en el tiempo y como unas fluyen, condicionan, o retrasan a otras. Cada tarea se puede agrupar en áreas de nivel superior para tener visiones mas o menos detalladas.
Estos sistemas son magníficas herramientas de planificación, pero requieren un compromiso y esfuerzo notable para alimentarlos y mantenerlos al día. En pequeños proyectos ese coste supera a las ventajas y de ahí al abandono quedan dos telediarios. En cambio otras metodologías inicialmente pensadas para implantaciones tácticas y no planificaciones estratégicas se han rebelado como más ágiles y adecuadas para pequeños proyectos. Una de ellas es el método Kanban y otra es la aplicación al trabajo en equipo de la método de GTD de productividad personal.
El método Kanban es una representación visual de las actividades en un tablero. Cada tarea es una tarjeta o PostIt y el tablero se divide en áreas según diversos estados de la tarea. De esta forma un cambio de estado sólo implica mover la tarjeta, y la visión general del tablero nos indica claramente el grado de avance del proyecto. En el método GTD se propone la creación de una bandeja de entrada de tareas pendientes y su posterior procesado, incluyéndolas en listas para realizar inmediatamente, posponer o descartar.
Trello es un Kanban y puede ser GTD
Trello nos presenta un tablero virtual dónde crear columnas en las que meter tarjetas. Las columnas pueden nombrase y darles el significado que se quiera. El sistema propone tres categorías básicas: Pendientes, En Curso y Terminadas.
A partir de aquí y según las necesidades del proyecto se pueden crear más. Por ejemplo se pueden agregar otras tres columnas: Entrada, Algún Día, Rechazada. De esta manera podemos acercarnos al método GTD y colocar en la bandeja de entrada cualquier idea o propuesta relacionada con el proyecto y que debe ser refinada antes de su planificación. Las otras dos bandejas servirán para guardar tareas menos urgentes o para llevar un control de las ideas descartadas.
Anatomía de una tarjeta
Las tarjetas son la base del método Kanban y tiene su equivalente virtual en Trello. Cada tarjeta puede crearse en la columna que se quiera y moverse libremente entre ellas. Normalmente representan ideas, tareas concretas o hitos dentro de un proyecto. En el formato habitual de actividades, Trello permite asignar cada tarjeta a cualquier usuario invitado al panel y establecer fechas límite para su ejecución. Con esto tenemos un gestor de tareas simple pero eficaz. No se exige nada más, realmente con eso ya somos capaces de controlar los ingredientes básicos de todo proyecto: actividades, su estado, sus responsables y las fechas.
Adicionalmente podemos usar códigos de colores para clasificar tareas por áreas o por señalar su importancia. Cuando una actividad se muy compleja o requiera del cumplimiento de pasos para su ejecución se pueden establecer dentro de la propia tarjeta, que nos irá avisando del grado de evolución parcial en el desarrollo. Pro supuesto se pueden crear tantos paneles como se quiera. Idealmente uno por proyecto o equipo de trabajo Los paneles o proyectos se agrupan por organizaciones o empresas con las que su propietario colabora.
En definitiva estamos ante una herramienta que aúna el sentido práctico del método Kanban con una implantación sencilla que hace que la planificación y sobre todo el seguimiento de pequeños proyectos colaborativos sean ágil e incluso placentera.
Más información | Trello En Tecnología Pyme | Tres herramientas de colaboración para pymes
Alberto Basalo es el creador del gestor documental en la nube para PYMES Docuralia
Trabajó en empresas como Zara o Tous
Puedes seguirlo en Twitter: @albertobasalo y leerlo en el blog de docuralia