Pese a la digitalización, en la oficina seguimos gastando demasiado papel. Y no basta con la típica nota al final del email donde hacemos referencias a los árboles talados. El consumo de papel sigue siendo necesario. No es cierto que podamos sustituir al 100% el papel por archivos digitales pero sí podemos reducir el consumo de papel.
Para ello nada mejor que aprovechar las nuevas tecnologías. Pero hay que saber cómo. No vale con comprar un escaner o almacenar todos los email que nos lleguen.
Archivado digital directo HP y FAX Digital HP

El equipo HP Officejet Pro 8600 incluye dos funciones que nos ayudan a reducir el consumo de papel. La primera es HP Direct Digital Filing, o Archivado digital directo HP. Una característica que nos proporciona la posibilidad de escanear documentos desde la impresora y que estos se almacenen automáticamente en la ubicación de red establecida. Todo sin necesidad de tener que, desde el ordenador, lanzar la aplicación de escaneo e ir digitalizando y guardando los documentos en la carpeta que queramos.
Con el Archivado digital directo HP podemos enviar los documentos a una carpeta o incluso a través de correo electrónico a las direcciones que especifiquemos. Además podremos establecer diferentes perfiles de escaneo según la ubicación elegida. Por ejemplo, si vamos a mandar por mail tal vez no queramos la misma calidad que si lo vamos a almacenar en nuestro disco duro.
Por su parte el Fax Digital HP nos permite algo similar. La idea es no imprimir los faxes que recibimos de forma inmediata. Esos archivos se envían de forma digital a nuestro equipo. Que aprovechando funciones del Archivado digital luego nos permite reenviar esos faxes a la dirección de correo seleccionada.
De esa forma, con el Fax Digital HP no perderemos ningún fax traspapelado e incluso podremos consultar los recibidos hasta cuando estemos fuera de la oficina.
Escanea en formato PDF y organízalos eficientemente
Cuando realizamos un escaneo de algún documento la mayoría solemos usar un formato de imagen como jpeg para guardar la copia digital. Está bien porque el formato jpeg es visible en, podríamos decir, casi el 100% de dispositivos. Pero no es el ideal. Lo mejor es escanear los documentos en formato PDF.
El formato PDF es muy compatible y podemos visualizarlo en ordenadores con Linux, Mac OS X, Windows así como dispositivos móviles con iOS o Android entre otros sistemas. Además con aplicaciones como Adobe Reader podremos hacer anotaciones en ellos.
Lo que sí es importante es establecer una mecánica de renombrado eficiente. Que nos permita localizarlos rápidamente cuando el número de documentos empiece a crecer. Por ello, una buena práctica es introducir prefijos al nombre.
Por ejemplo, si son documentos de proveedores podremos usar PRV_2012_nombre.pdf. De esta forma, al ordenar por nombre en la ventana del sistema veremos agrupados todos los documentos escaneados de proveedores del 2012. Esto es sólo una idea. Lo importante es que el nombre de los documentos os ayude a encontrar el que busquéis cuando lo necesitéis.
¿Y cómo podéis gestionar esos documentos? Pues hay muchas formas y en internet podéis encontrar numerosas aplicaciones. Desde Calibre, un gestor de libros electrónicos multiplataforma y gratuito que también es capaz de gestionar PDF de forma eficiente; hasta Adobe Acrobat.
Impresoras PDF

Otra práctica eficiente es realizar “impresiones” en PDF. En Mac OS X, cuando le damos a imprimir nos aparece una opción para guardar el documento en formato PDF. Para otros sistemas existen aplicaciones que nos permiten añadir impresoras PDF virtuales.
Estas impresoras virtuales se comportan como una impresora real. A la hora de imprimir un documento seleccionamos qué impresora queremos utilizar y listo. Nos creará un documento PDF que podremos almacenar, enviar por mail, etc…
Otros trucos para el ahorro de papel
Por último, sí, vamos a recopilar una serie de buenas prácticas que nos permitirán ahorrar y recudir el consumo de papel.
- Imprime lo estrictamente necesario.
- Utiliza papel reciclado y si puedes imprime a doble cara. La HP Officejet Pro 8600 permite imprimir a doble cara gracias a su accesorio incluido.
- Utiliza papel de menor gramaje si es posible. Para impresiones diarias no necesitamos que los folios sean de 90gr.
- Utiliza pequeñas pizarras blancas (whiteboard) y los clásico rotuladores Velleda.
En Espacio Pymes HP | HP Officejet Pro 8600
