Office 365 es un servicio que cada vez se está volviendo más completo. Además de las mejoras que va introduciendo dispone de una catálogo de aplicaciones que añaden funcionalidades que son muy interesantes para las empresas. La última en incorporarse es DocuSign, un servicio que nos permite controlar el flujo de firma de un documento entre varios usuarios.
Es una aplicación que los administradores de Office 365 y SharePoint pueden añadir desde la consola de administración. DocuSing se integra con Azure Active Directory para garantizar que los usuarios que están habilitados para usar el servicio y firmar documentos pueden indentificarse correctamente. Los documento firmados se guardan de forma segura en la nube en Microsoft OneDrive, el servicio que hasta hace poco se conocía como SkyDrive.
Por lo que respecta al proceso de firma lo cierto es que DocuSign tiene dos aspectos bastante interesantes. Por un lado nos permite almacenar una firma manuscrita que será la que integremos en los documentos que tenemos que firmar. Por otro, nos ofrece un modelo para controlar el flujo de firma de un documento, que tiene que ser firmado por varios usuarios de una empresa o por externos y que debemos hacerlo de forma ordenada.
Una vez creado dicho flujo, a cada usuario que tiene que firma le llega un correo electrónico para que firme el documento y una vez firmado, el sistema nos avisa y pasa al siguiente firmante. También podemos firmar desde dispositivos móviles ya que dispone de aplicaciones para Android, iOS y Windows Phone, algo que puede resultar muy útil para requerir firmas de usuarios externos que no están en la plataforma.
Después será el propio sistema el que certifica la validez de las firmas realizadas. La parte negativa o positiva, según se mire, es que no dispone de firma electrónica que pueda incorporarse junto con la firma manuscrita. De todas formas DocuSign garantiza la inalterabilidad del documento y las firmas con sello de tiempo. el precio del servicio parte de los 10$ por usuario y mes.
Si lo comparamos con otros servicios como SineDoc, me parece que este último es más completo, más seguro y nos permite la misma agilidad para realizar trámites de firma en la que hay varios interlocutores implicados. Además nos permite usar nuestra firma electrónica, lo que será siempre una garantía.
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