Todo apunta a que el futuro de las nuevas oficinas está en un concepto abierto, donde los puestos de trabajo no sean fijos, incluso que desaparezcan las mesas tal y como hoy las conocemos incorporándose puestos para trabajar de pie, que tan de moda han estado de un tiempo a esta parte. Oficinas abiertas y puestos rotativos, lo que obliga a llegar a un equilibrio entre facilidad de colaboración, productividad y privacidad.
Se consigue una reducción de espacio y esto trae consigo la necesidad de un menor número de metros cuadrados. Si tenemos en cuenta el coste del metro cuadrado de oficina en las grandes ciudades, para las grandes empresa esto puede suponer un ahorro muy importante. Pero, ¿cómo afecta esto a la pyme?
La oficina abierta y la pyme
Pues lo cierto que en las empresas más pequeñas ya se ajusta al máximo el tamaño de la oficina y, por lo general, en muchos casos se sacrifican metros a cambio de tener una mejor situación, por lo que este concepto no supondrá un gran ahorro. Además en muchos casos la división nos viene ya dada con el local que se alquila y la empresa trata de adaptarse al mismo.
Lo de tener puestos de trabajo rotativos ya es otra cuestión, puesto que las empresas que tienen una fuerza comercial importante, lo único que necesitan en un lugar donde reunirse con clientes o reuniones internas, acceder a recursos de red, etc. La mayor parte del tiempo están fuera, por lo que es sencillo dimensionar bien estos puestos de trabajo rotativos.
También hay que tener en cuenta que para tratar determinados temas con los clientes se necesita privacidad. Es cierto que se pueden utilizar las salas de reuniones, pero muchas veces se trata simplemente de una conversación telefónica de la que no queremos hacer partícipes a los demás.
Productividad, privacidad y colaboración
Es cierto que en un entorno abierto es más fácil colaborar con el resto de compañeros. Tener la oficina dividida en despacho o diversas instancias provoca que tengamos problemas a la hora de comunicarnos. Tenemos que levantarnos o hacer una llamada interna. Es cierto, que existen elementos como los chats que nos pueden ayudar, pero no son la mejor solución.
A la hora de trabajar, cuando cada empleado tiene que ponerse a realizar sus propias tareas, es cuando se agradece esta división en despachos. Esta privacidad que facilita la concentración en un trabajo concreto. Pero para que funcione a demás de privacidad necesitamos evitar las distracciones y las interrupciones. Esto es más sencillo en un despacho que en un entorno abierto.
El concepto de oficina abierta muchas veces choca con la búsqueda de la productividad
A esto le tenemos que sumar el hecho del ruido ambiental. Algunas empresas son muy silenciosas, pero en otras, sobre todo si se tiene que atender por teléfono, se puede convertir en una jaula de grillos importante, donde tratar de concentrase pueda resultar un problema importante.
Por último el entorno abierto y el puesto rotativo hace que el trabajador en muchos casos se despiste. A veces necesitamos determinadas rutinas para sentirnos cómodos, para concentrarnos, etc. Lo mismo que ocurre cuando vamos a comer a un restaurante del que somos clientes habituales nos gusta sentarnos en la misma mesa, en el trabajo también se acaba por utilizar siempre los mismos puestos, aunque sean rotativos.
No existe una fórmula mágica para la empresa. Cada una tiene unas necesidades distintas, por lo que al final lo ideal es hacer un buen diseño de oficinas que favorezca el trabajo en equipo, pero que a la vez facilite la concentración de los empleados y su privacidad, algo que no es fácil.
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