Se entiende que la gestión documental es aquello que hacemos de forma manual o automática para mejorar la creación, distribución, el almacenamiento, la consulta, la reproducción y la destrucción de los documentos físicos o electrónicos que entran, salen de nuestra empresa.
De hecho, si nos paramos a pensar un momento, la inmensa mayoría de las tareas que realizamos todos los días en nuestra empresa llevan aparejados, al menos, un documento. Y otras tareas, menos habituales, deberíamos documentarlas para cuando volvamos a necesitar realizarlas.
Esto significa que nuestro trabajo siempre está relacionado con algún tipo de documento y que dicho documento no es más que el medio por el cual traspasamos información y, en consecuencia, ejecutamos tareas. Por tanto, es manifiesta la necesidad de la gestión de los documentos, ya que con ello se mejoran los procesos y la productividad tanto de los empleados, como de la empresa.
Razones para optimizar la gestión documental
Abaratamiento. La digitalización de los documentos con lleva una reducción drástica en los costes de producción, distribución y conservación, que pueden variar en tre el 20 al 40% respecto al almacenamiento físico.
Mejorar la calidad del servicio al cliente. Al automatizar la gestión documental se mejora la relación con el cliente ya que se automatiza y garantiza la entrega de la información a mis clientes. Además de poder proporcionársela en el formato, momento y lugar que desee.
Incremento de la eficiencia. Se aumenta la eficacia de los empleados ya al automatización de los procesos nos ayuda a hacer más, en el mismo tiempo y a poder realizar tareas de mayor cualificación.
Mejora de la productividad. La productividad de las empresas se incrementa al no tener que localizar documentos físicos que requiere de más tiempo y esfuerzo, evitando los contingencias qeu pueden producirse cuando un documento se traspapela o directamente se pierde.
La digitalización documental tiene un gran enemigo que hay que resolver con la gestión documental y es evitar los silos de información aislada que surgen en una compañía, los más comunes son los producidos por el correo electrónico, las carpetas personales, las memorias flash, etc. Lo importante es establecer procedimientos normalizados que favorezca que la información esté accesible para los usuarios que la necesiten en tiempo y forma.
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