Cuando se puso en marcha el registro horario de forma obligatoria hace unos años las empresas se quejaban de que suponía un aumento de trabajo. Muchas de ellas empezaron a llevar este registro de forma manual, con una hoja de firmas donde el empleado pone la hora, de entrada, la de salida y firma cada día para atestiguar que esto es correcto. Sin embargo, una reciente sentencia de la Audiencia Nacional ha puesto en duda este mecanismo. Vamos a ver todo lo que necesitas saber si llevas el registro horario en papel y cómo cumplir con los requisitos necesarios.
El problema viene determinado no por el soporte que se utiliza para llevar el registro horario, ya que nada dice la ley sobre si debe hacerse a través de una aplicación informática o no. Sin embargo, lo que si dice la ley es que estos datos tienen que estar a disposición de los representantes de los trabajadores, así como de la Inspección de Trabajo si así lo requiere. Además, dichos registros deben conservarse durante cuatro años. Son estas dos últimas cuestiones las que la sentencia de la Audiencia cuestiona.
¿Qué dice la Audiencia Nacional sobre el registro de jornada en papel?
En su sentencia la Sala de lo Social de la Audiencia indica que:
No expresa la norma el soporte en el que deben conservarse estos registros, papel o aplicación informática, aun cuando la lógica de los tiempos se inclina por esta segunda opción dado que esos datos han de estar a
disposición de los trabajadores, de sus RLT y de la ITSS cuando así sean requeridos.
Y este es el matiz que más dudas puede generar para muchas empresas. Lo que la Audiencia llama la lógica de los tiempos no deja de ser una recomendación, no una imposición. Es más fácil controlar y llevar el registro, poder poner a disposición de los trabajadores dichos registros y mantenerlos archivados durante cuatro años si utilizamos un soporte informático que si lo hacemos desde una hoja de papel.
Según continua la sentencia, lo que implica un claro incumplimiento es precisamente lo que se hace con estas hojas de firmas.
Lo actuado acredita que FERROVIAL SERVICIOS no cuenta con un sistema de registro que acredite el horario concreto de inicio y fin de la jornada diaria de trabajo. Sólo dispone de una hoja en papel donde el empleado firma cuando toma el servicio, con los inconvenientes que ello supone para que dicha información pueda luego ser puesta a su disposición y de la RLT e ITSS, por lo que entendemos no cumple con los fines previstos en la norma legal. Tampoco consta que estos datos así registrado se conserven.
Es decir, la empresa no cuenta con un registro horario puesto que las hojas de firmas ni se pueden consultar después ni se están archivando correctamente. Por lo tanto no hay constancia de los horarios realizados por sus trabajadores a lo largo del tiempo.
¿Qué tenemos que hacer para cumplir con el registro horario en papel?
Para que un registro horario en papel sea válido es imprescindible que estas hojas de firmas estén archivadas correctamente. Pongamos que cada trabajador genera una hoja por mes. Basta con mantener un archivador con estos datos, durante cuatro años por cada trabajador.
El problema es que si la empresa tiene un número alto de trabajadores esto es prácticamente inmanejable. También saber cuántas horas ha echo un empleado o si ha superado o no el tiempo de trabajo. Es aquí cuando la lógica de los tiempos debería imponerse y utilizar un sistema que esté automatizado para obtener los datos necesarios de una forma fácil y sencilla. Y sobre todo que no suponga una carga de trabajo extra para las empresas.