Todo lo que necesitas saber para implantar la factura electrónica en tu empresa y cumplir con la ley Crece y Emprende
La nueva Ley Crece y Crece obligará a que todas las empresas y autónomos emitan facturas electrónicas lo que implica que este formato que ahora no se utiliza de forma generalizada pasará a ser el estándar. Por eso vamos a ver todo lo que necesitas saber para implantar la factura electrónica en tu empresa.
La obligación de factura electrónica ya es obligatoria si una empresa tiene que facturar a una administración pública. Pero ahora se extiende tal obligación cuando se emiten facturas para otras compañías o autónomos, no así en el caso de que la factura se emita para el cliente final.
Requisitos que debe cumplir la factura electrónica
A efectos legales el contenido de una factura electrónica debe ser el mismo que el de una factura tradicional y cumplir con el reglamento de facturación vigente. Aquí nada cambia ni se añaden ni se quitan campos nuevos.
Pero en el caso de la factura electrónica tenemos que garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido. Esto se puede realizar mediante los mismos procedimientos que para una factura en papel, es decir, mediante controles de gestión que permitan crear la pista de auditoría fiable que garantice la relación entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que documenta.
Además en el caso de la factura electrónica la legislación permite tres procedimientos específicos alternativos que garantizan igualmente la autenticidad del origen y la integridad del contenido:
- Mediante firma electrónica, el más utilizado y conocido. Basta generar una factura con nuestro programa de facturación, generar un PDF y firmarlo electrónicamente para tener una factura electrónica.
- Mediante intercambio electrónico de datos (EDI).
- Mediante medios validados por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT).
Acceso a las facturas electrónicas emitidas y creadas
Además de todo esto la ley tiene previsto que las empresas:
- Deben facilitar el acceso a los destinatarios para poder ver, descargar e imprimir las facturas de forma gratuita.
- Mantener el acceso a las facturas electrónicas durante cuatro años, incluso cuando haya finalizado la relación contractual entre ambos.
Hay que recordar que la obligación de empezar con la factura electrónica comienza en 2023 y que las empresas tendrán diferentes periodos de adaptación en función de su volumen de facturación.