En el repaso que hasta ahora hemos dado al uso de los gestores de contenido en la Pyme nos hemos centrado sobre todo en la creación de páginas web corporativas. Pero muchas veces lo que necesitamos no es una web, sino más bien organizar la información a nivel interno. Para este caso quizás lo más adecuado es utilizar SharePoint, el CMS perfecto para crear tu Intranet corporativa.
No sólo se trata de organizar la información, sino introducir funcionalidades específicas de nuestra empresa que podemos contratar en forma de módulos a medida o utilizar algunos de los ya existentes. También el uso de los flujos de trabajo que agilizan mucho determinados procesos en la Pyme.
Se trata de un software de Microsoft y podemos utilizarlo con distintas versiones. También vendrá con varias de las versiones de Windows Server que se instalan en la empresa. Esto hace que sea un valor añadido a la hora de adquirir una u otra versión del sistema operativo para servidores.
Versiones de SharePoint
SharePoint Online es la versión que teneos con Office 365, que permitirá crear una Intranet en la nube para las empresas que necesitan alta movilidad.
SharePoint Foundation, es la que anteriormente se llamaba SharePoint Services y es gratuita para la implementación en local, lo que permite crear distintos tipos de sitios para permitir la colaboración creando páginas web, documentos, listas, calendarios u otros datos.
SharePoint Server incluye todas las características de la versión Foundation y además opciones de administración de contenido, inteligencia empresarial o motor de búsqueda, sitios personales o creación de noticias.
SharePoint Designer es un programa complementario para diseñar, crear y personalizar nuestra intranet y crear soluciones adecuadas para flujos de trabajo o mejorar la apariencia de nuestro site.
SharePoint Workspace es un programa de escritorio para utilizar contenidos de SharePoint sin conexión, que después se sincronizarán cuando nos conectemos. En la versión de 2013 ha pasado a denominarse sincronización de carpetas de SkyDrive Pro.
Funcionalidades de SharePoint
Entre las cuestiones que podemos implementar con SharePoint están las siguientes:
Creación de noticias corporativas a las que nos podemos suscribir a través de los RSS para no perdernos las actualizaciones de los proyectos que nos interesan. Es una forma interesante de evitar el correo indiscriminado sobre un determinado tema.
Repositorio documental que podemos crear y consultar para tener siempre disponible en un emplazamiento común. Luego a través del sistema de permisos de usuarios que tenemos disponibles podemos hacer que sean de consulta, modificar documentos o también crear nuevos. Se pueden conservar distintas versiones de un mismo documento.
Crear un sitio para alojar un proyecto determinado, por ejemplo, dentro de la intranet que podemos compartir sólo con los implicados en el mismo.
Calendarios, lista y encuestas que podemos compartir con otros usuarios de nuestra organización, algo que resulta especialmente útil para determinadas cuestiones, como podría ser la organización del calendario laboral, por ejemplo.
Y todo esto no es más que una pequeña parte de las funcionalidades que podemos lograr con este gestor de contenidos que puede mejorar mucho la forma de trabajar que tiene nuestra empresa, haciendo que los flujos de trabajo y la productividad sean el objetivo a conseguir.
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