A todas las empresas que se encargan de emitir las facturas de su empresa se le ha presentado alguna vez la siguiente duda: ¿cómo puedo rectificar una factura ya emitida y aceptada por el cliente? La cuestión no es baladí, ya que es un tema muy sensible que puede provocar problemas si no se realiza de forma correcta.
Entre las opciones para corregir una factura están la factura rectificativa y los abonos. Se trata de un tema bastante ambiguo incluso para todos aquellos que llevan un tiempo realizando esta tarea. Por eso, vamos a intentar explicar cuándo utilizar una y otra.
Facturas rectificativas
Las facturas rectificativas se introdujeron en Reglamento de Facturación en 2013. Se utilizan para rectificar errores que se han producido en las facturas originales, como por ejemplo los datos de un proveedor o un cliente, el tipo de IVA o cantidades erróneas, entre otras. Tienen una numeración especial y deben reflejar claramente cuál es la factura que corrigen.
En todo caso, las facturas rectificativas anulan la totalidad de las facturas ordinarias que corrigen, y que ya no deberían ser abonadas por el cliente. Eso sí, la factura ordinaria sigue teniendo validez, y de hecho hay que declararlas junto con las rectificativas a la hora de liquidar el IVA.
Facturas de abono
Las facturas de abono son más antiguas que las facturas rectificativas. Al igual que estas, corrigen algún dato erróneo de la factura original, aunque siguen la numeración habitual del resto de facturas. La diferencia es que los importes de este tipo de facturas son negativos y se corresponden a los importes positivos de la factura que anulaban con exactitud.
A partir de 2013, Hacienda considera que las facturas de abono son un caso especial de factura rectificativa, pero con signo negativo. Los abonos por tanto tendrán que numerarse igual que las rectificativas.
Cuándo utilizar una y otra
Aunque las facturas rectificativas y las ordinarias se pueden utilizar de manera indistinta (siempre y cuando se emitan de forma correcta), existen algunas circunstancias en las que es obligatorio utilizar unas y otras:
- En los rappels de ventas (descuentos por volumen de pedido), hay que emitir una factura de abono. Esta factura contendrá el importe negativo que se corresponde al pago que se devolverá a ese cliente.
- Si hay algún tipo de error en los datos propios o de cliente, es obligatorio utilizar una factura rectificativa.
En todo caso, si existe algún error en el importe, es mejor emitir un abono con la diferencia. De este modo, las dos facturas serán válidas, aunque el importe válido será el original menos el importe del abono.
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