La gestión de clientes es una labor de vital importancia en el día a día de la empresa. El cliente es la principal garantía para que el negocio perdure. Su grado de satisfacción nos indica si la actividad económica sigue el rumbo adecuado; si necesitamos introducir nuevas estrategias de mercado o reajustar nuestra estructura productiva.
El aspecto administrativo forma parte de esta labor. Una empresa que va creciendo necesita llevar un control minucioso de toda la información que maneja en su día a día, de modo que el desempeño profesional se vea acompañado de una gestión eficaz de recursos y una atención diligente al que demanda sus servicios.
Para agilizar aún más la gestión de clientes, debemos atender a cinco consejos básicos:
Gestión de la información clave de los clientes
La empresa ha de manejar constantemente determinada información de los clientes: datos fiscales, bancarios, histórico de pedidos, etc. Manejar esa información es clave, ya que no sólo se utilizará desde el punto de vista operativo, sino que nos puede dar pautas de comportamiento tanto a nivel individual como colectivo. Además, esos datos nos pueden servir de base para futuras acciones comerciales. Podemos elaborar perfiles y estadísticas en función de la demanda y definir nuestra línea de negocio, partiendo de lo que el cliente requiere.
Control de pedidos y presupuestos
La primera toma de contacto con el cliente parte siempre de un pedido o de un presupuesto, según si nos demandan bienes o servicios, o ambas cosas a la vez. Los pedidos deben atenderse con rapidez, pues muchas veces su demora conlleva que el cliente también se retrase en su trabajo, provocando insatisfacción y falta de calidad en nuestro servicio. La empresa debe gestionar con agilidad los pedidos y para ello necesita una solución que le ofrezca un control y le informe de qué presupuestos están enviados o pendientes y cuáles han sido aceptados o rechazados.
Control de stock
El control de stock nos permitirá atender los pedidos correctamente. La falta de previsión de lo que necesitamos provocará que atendamos las demandas con retraso. El stock es básico para todo tipo de empresas y no solo para las que se dedican a la venta. Una empresa de servicios también necesita herramientas, materiales y útiles diversos cuya carencia es un contratiempo que repercute negativamente en el cliente. Gestionar el stock con anticipación permitirá también barajar precios y obtener descuentos en pedidos; algo difícil en las reposiciones urgentes.
Control de facturación
Confeccionar facturas es parte de la gestión administrativa de la empresa. Para evitar que la labor resulte caótica, es aconsejable organizar esta tarea en unas fechas determinadas. El Reglamento de Facturación establece un plazo de emisión de facturas hasta el día 16 del mes siguiente a la entrega del bien o la prestación del servicio, siempre y cuando el destinatario sea un profesional. Por eso, una buena planificación sería emitir en la misma fecha todas las que nos entren en el mismo plazo. Disponer de una herramienta que nos permita predefinir contenidos y generar facturas a partir de presupuestos, facilitará esta tarea para que no sea un peso añadido a la actividad empresarial.
Control de cobros
El la gestión de clientes reviste especial importancia el control de cobros. Sin él la planificación de tesorería sería desastrosa. La empresa debe contar con una aplicación de gestión que registre los vencimientos y que permita llevar detalle de qué facturas están pendientes o abonadas y en qué fecha. Esta información permitirá también ejercer acciones de reclamación de deudas y de control de morosidad.
Las soluciones de gestión Sage dan respuesta a todas estas necesidades. Sage FacturaFácil, Sage One y Sage FacturaPlus facilitan la relación de la empresa con el cliente y ofrecen al empresario la posibilidad de controlar las relaciones comerciales, haciendo de la calidad y la eficacia un valor añadido al desarrollo del negocio.
Imagen |Jorge Franganillo
