El 30 de julio termina el plazo de presentación de las Cuentas Anuales de de las sociedades mercantiles, correspondientes al ejercicio 2012. Este año no presenta novedades, puesto que ya en el ejercicio anterior se había suprimido la obligación de legitimar las firmas en el notario. La obligación de informar del cumplimiento de los plazos de pago a proveedores también se viene aplicando desde 2010.
Las cuentas se presentan en el Registro Mercantil de la provincia donde radique el domicilio social. Las más utilizadas son el modelo de pymes que comprende: instancia de presentación de las cuentas, hoja de datos generales de identificación, declaración medioambiental, modelo de autocartera, cuentas anuales (formadas por el balance de situación, cuenta de pérdidas y ganancias, estado de cambios en el patrimonio neto, estado de flujos de efectivo y memoria), certificación de la aprobación de las cuentas anuales, informe de gestión (solo para empresas que cumplimentan el modelo normal de balance) e informe de auditoría (cuando la sociedad esté obligada a auditarse).
Existen tres procedimientos para la presentación del Depósito de las Cuentas Anuales:
Presentación en papel: en la página web del Colegio de Registradores están disponibles los formularios que hay que cumplimentar en formato PDF.
Presentación Digital: el contenido de las cuentas se presenta en fichero almacenado en un soporte informático (CD o DVD)o bien por teleproceso. Del fichero se genera una huella digital mediante la cual se accede al contenido. La huella garantiza que el contenido no ha sido modificado. Cualquier cambio en el fichero, por pequeño que sea, dará lugar a una huella distinta.
Para la facilitar la presentación digital de cuentas anuales, el Colegio de Registradores de la Propiedad y Mercantiles de España distribuye gratuitamente el programa D2 (Depósito Digital de Cuentas). El programa permite la introducción manual de los datos o bien mediante la importación de ficheros. También es posible generar los documentos para su impresión. Una vez cumplimentados los documentos, se genera el depósito digital, previa validación de la información, y se imprime la instancia de presentación por duplicado y la huella digital. Se graba el fichero en el soporte elegido y se presenta.
- Presentación telemática: consiste en enviar las cuentas anuales en formato digital por internet a la sede electrónica del Colegio de Registradores. Para poder realizar este procedimiento es necesario ser estar abonado y poseer un certificado de firma digital. Para abonarse basta entrar en la dirección www.registradores.org y pinchar la opción "abonarse". Las cuentas pueden enviarse con la firma electrónica de la persona que certifica la aprobación, si dispone de ella. En caso contrario, habrá que generar la huella digital y remitir el fichero con el certificado de firma digital presentador. La huella y el resto de la documentación se presentará en papel en el plazo de 15 días desde la remisión del fichero.
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