Muchas empresas apuestan por trabajar con un número muy reducido de herramientas, donde no falta Microsoft Office. Es una colección de programas muy potente que nos permiten resolver muchas cuestiones, a nivel básico y también a un nivel algo más potente, pero que tienen sus limitaciones. Y es que Office no lo resuelve todo en la empresa.
Tenemos una hoja de cálculo muy potente para llevar nuestra contabilidad. Los usuarios avanzados realizan hojas complejas, muy personalizadas que les ahorran mucho trabajo. El problema, además de la escalabilidad, es que muchas veces si este empleado se pone enfermo o deja la empresa no tenemos otra persona que pueda continuar con la misma eficacia dicho trabajo. A la hora de crear cualquier modificación empiezan a surgir problemas.
Otro ejemplo es el uso del correo electrónico, que en muchas empresas lo mismo lo utilizan como una base de datos sobre las comunicaciones que han realizado con los clientes como para crear una campaña de mailing. En ambos casos, una herramienta de gestión de correo como Outlook tiene sus limitaciones.
Una base de datos de clientes, un CRM, nos va a permitir mejorar nuestra capacidad de servicio. Nuestra empresa tiene claros todas las peticiones de dicho cliente, las respuestas que se le ha ofrecido, etc. Además tenemos la posibilidad de anticiparnos a las necesidades de nuestros clientes o detectar nuevas oportunidades de negocio.
Lo mismo ocurre con las campañas de mailing donde las herramientas específicas para esta tarea son mucho más flexibles que nuestro gestor de correo, por mucho que podamos crear alguna plantilla más o menos resultona. Se trata de tener claro para que realizamos la campaña de envíos de correos y lograr una mejor conversión.
Así podríamos seguir con una larga lista de utilidades que nos permite Office pero que con otras herramientas podemos hacer mejor. Lo malo es que hay que invertir, ya sea en la adquisición de las mismas o en tiempo de formación para aprender a usarlas y sacar partido de sus capacidades. Y muchas empresas prefieren seguir en la comodidad de uso de lo que ya conocen y utilizan desde hace años.
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