Uno de los problemas más comunes a la hora de realizar reuniones con la fuerza de ventas es que no son percibidas como un medio adecuado para resolver problemas y comunicarse. Esto es un síntoma de una mala planificación y ejecución de la misma que esconde un error de fondo proveniente principalmente de la dirección comercial y de ventas.
El exceso de reuniones, por otro lado, lejos de aumentar su eficiencia la convierte en un tramite pesado y absurdo que puede incluso desmotivar a muchos vendedores al sentirse presionados, aburridos y con menor independencia. ¿Cuando hay que reunirse? ¿por qué? ¿cómo?
Cuidado con el exceso
Hace unos años pude vivir la experiencia de un grupo comercial perteneciente a una inmobiliaria (antes de la crisis del ladrillo) que por las mañanas debían hacer una labor de prospección del mercado para buscar pisos disponibles para agregarlos a la cartera de la empresa. Antes de que los comerciales salieran a hacer su ronda se realizaba una reunión y tras la pausa de la comida otra más con los resultados del día.
Al ser dos reuniones diarias era algo especialmente tedioso para el equipo y la falta de objetivos concretos a tratar convertía muchas de estar reuniones en un tramite más destinado a hablar de curiosidades que de trabajo propiamente dicho.
Se puede decir sin temor a equivocarnos que era una pérdida de tiempo pero que además aumentaba la ansiedad del personal al controlar los objetivos mensuales de forma diaria en dos ocasiones. Eran muchos los comerciales que se daban de baja voluntaria al no soportar la presión y el control excesivo.
Una reunión de equipo debe fundamentarse en los objetivos de la misma y en una planificación previa apoyada en el material necesario para que la comprensión sea máxima. Recordemos que no importa lo que digamos si el que escucha no lo entiende, por lo que la comunicación debe ser calmada y paciente.
Con este principio podemos entender que el número de reuniones mensuales deberá establecerse en base al seguimiento de las cuotas de venta individual (preferiblemente en reuniones individuales) y cifras de ventas totales además de intentar poner las herramientas necesarias para lograr el feedback del personal y sacar a la luz los posibles problemas a los que se enfrenten para cumplir su cometido de forma eficiente. Otras reuniones deberían ser extraodinarias pero siempre con un fin concreto, aunque sea motivador.
Comunicar también es escuchar
El interés del director de ventas por conocer los problemas de su equipo es fundamental para que se transmita un ambiente de confianza en el que no solo se exigen resultados sino que también se procura conocer la situación real de la fuerza de ventas.
El sentimiento de equipo, aún en la competencia comercial, es una fuerza de avance importante. Además, las estimaciones de venta no son perfectas y nuestro equipo tiene información privilegiada y de primera mano sobre los clientes que puede ser de mucha utilidad.
Alguien dirá que la actitud de algunas personas puede torpedear la reunión y no le falta razón en muchos casos, pero ello también puede ser síntoma de que no disponemos del equipo adecuado, de no haberlo sabido guiar o simplemente de no haber comunicado correctamente lo pretendido. Este último punto es lo más probable en la mayoría de los casos aunque muchos prefieren pensar en la primera posibilidad.
"La no comunicación es imposible". Primer axioma de Wartzlawick. Para bien o para mal, la reunión tiene un objetivo comunicador y no meramente informador.
En el desarrollo de la reunión deberíamos realizar preguntas a los asistentes para promover la participación y el buen ánimo, evitar discursos intrascendentes para centrarnos en los objetivos marcados para el día, realizar una moderación justa y ordenada y sobre todo escuchar atentamente, sin miedo a tomar notas. Si el grupo es silencioso deberíamos esforzarnos en aumentar la participación y si se produce un debate vivo tenemos que buscar el orden y la calma (lógico ¿verdad?).
Concluir una reunión
Por último tenemos un punto en ocasiones descuidado y es el momento de las conclusiones y acuerdos realizados. Se deben resumir las conclusiones de la reunión o los acuerdos realizados, para lo cual no es mala idea contar con una persona que haga el papel de secretario que realice anotaciones para ganar agilidad.
En otra empresa se realizaba algo curioso a este respecto y es que tras las reuniones individuales o grupales se le pedía a los asistentes que, durante el día, remitieran un resumen al respecto vía email a los responsables.
La pérdida de tiempo era nuevamente patente así como la molestia de los trabajadores que lo que pensaban era que no les habían escuchado y que por eso lo necesitaban por escrito. "Esto es como un colegio" escuché decir a alguno cuando redactaba el "informe" mientras intentaba buscar tiempo para cerrar unas visitas con unos clientes (que era su trabajo real, claro).
Al final se puede confeccionar un acta de acuerdos para que los asistentes firmen los compromisos alcanzados (si existen) o bien entregar los objetivos comerciales, cuotas de ventas y/o cualquier información importante. En ocasiones no es mala idea permitir que los asistentes dejen sus sugerencias por escrito (o vía electrónica) aunque lo mejor es mostrar interés anotándolas nosotros mismos (o la persona con la función de secretario) para ser analizadas y debatidas en futuras reuniones.
En campañas especiales como la navideña es bueno hacer una breve reunión de motivación previa a la jornada de máxima intensidad y dar ánimos a los vendedores. Además se deberían recordar los procedimientos más comunes en dichas fechas.
El cierre de la reunión debería centrarse en los puntos en común y en repartir el material necesario sobre los puntos tratados aunque también se pueden remitir vía email interno según el caso. Un vendedor necesita motivación así que si es el comienzo de la jornada se agradece la brevedad y los mensajes positivos llenos de ánimo y energía, algo que por otro lado tampoco viene nada mal si se hace al final del día.
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