La típica promesa que nos hacen cuando nos vienen a vender un sistema de información, eso que los consultores llaman ERP, el SAP o el Navision de toda la vida, es que la hoja de cálculo y otros programas ofimáticos dejarán de ser necesarios: “A partir de ahora el sistema se encargará de soportar y proporcionarnos toda la información que necesitemos” ¿Verdad o mentira?
Verdad a medias, o mentira a medias, depende como se quiera ver y de cómo de bien ejecutemos el proyecto. Es muy típico el caso que en las pymes soportemos en documentos ofimáticos los datos de los procesos que ejecutamos (hojas de cálculo a modo de bases de datos, facturas en Word,…). Por muy bueno que sea el diseño del nuevo sistema de información (ERP) y se haga una correcta implantación del mismo, tarde o temprano se alcanza un punto de conflicto, el de la generación de informes de gestión. Y es aquí cuando la hoja de cálculo se convierte en una aliada para todas las partes, la implantadora y la implantada.
Los usuarios que van a usar el nuevo sistema, a la hora de diseñarlo, se les pregunta y estos piden todo lo posible (y más). Así pueden abarcar todas las necesidades de información que les puedan ser requeridas, por su trabajo diario y por las peticiones de sus superiores, sobre todo por estas últimas. Hay que cubrirse las espaldas, “no vaya a ser que me pidan algo que luego no tenga y me echan la culpa a mi”.
Dicho y hecho. El implantador, ante la imposibilidad de parametrizar todo aplicando una solución milagrosa, voila, se saca de la chistera un plugin para exportar datos a una hoja de cálculo. Un botón que aparece en una pantalla y al pulsar abre la hoja de cálculo y nos copia allí los datos. Se tira por la calle de en medio. Ni para ti, ni para mí: Con esto acabamos todos contentos. Oiga, que para algo los de Microsoft no son tontos y han previsto una funcionalidad que se llama “Obtener datos externos”.
Cuando los flamantes informes diseñados inicialmente en la nueva herramienta no nos den toda la información que necesitamos, se usa esa opción “mágica” y se exportan a la hoja de cálculo todos los datos. Así ya se puede “cocinar” todo lo que sea menester. Por eso digo que la hoja de cálculo sobrevivió, no murió, a la implantación del flamante ERP. Porque no todo es parametrizable y una vez que el último consultor sale por la puerta de la oficina, si te he visto no me acuerdo, y habrá que disponer de alguna solución para salir adelante. Claro, también hay que verlo desde el punto de vista del implantador, que ha cobrado por un proyecto que termina en un momento dado y no tiene por qué estar aceptando cambiarnos los informes si no se lo estamos pagando. Lógico y normal.
Por eso no hay que creerse todo lo que nos digan cuando nos vienen a vender un sistema de información “que hace de todo” y por eso hay que comprender que el implantador no nos haga más “trabajillos de nada” cuando ha finalizado el proyecto ¿Se le está pagando o no? Pues eso. No desinstales tu hoja de cálculo por mucho ERP de renombre que te vayan a implantar, tarde o temprano habrá que hacer algún informe a mano. Bueno, salvo que pagues unos nuevos, a precio de oro, eso sí. Ah, tampoco te olvides de cómo se hacen los powerpoints, que de alguna manera habrá que presentarlos.
En Pymes y Autónomos | ¿Realmente necesitas un informático en tu empresa?
