En los comentarios de un artículo en el que cuestionábamos si el servicio técnico era un ahorro o un gasto para las empresas se ha establecido un interesante debate sobre lo que debería o no debería tener un SAT para las pymes. Y lo cierto es que establecer un plan de mejoras de sistemas es clave para crecer en la empresa, de manera que el SAT no sólo tiene que ocuparse del mantenimiento sino de aportar a la empresa.
Porque una de las quejas reiteradas, no sólo en estos comentarios, sino que he visto en muchas empresas es la falta de mantenimiento preventivo. O dicho de otra manera. Sólo acuden cuando tenemos algo que no funciona, a pesar de que en muchas ocasiones este mantenimiento preventivo se ha pedido explícitamente o está en contrato.
Optimizar los sistemas
Y es que las pymes no quieren sólo que sus sistemas funcionen, sino que lo hagan bien, y esta es una de las principales quejas. Automatización de procesos, intentar que la intervención de los usuarios en los mantenimientos sea la menor posible son propuestas que no siempre se consiguen. Al final el mantenimiento se reduce a solucionar problemas puntuales de forma rápida.
Esta inmediatez de arreglar algo que no funciona a veces impide realizar los cambios oportunos para poder mejorar su funcionamiento de cara al futuro. Y lo que es peor, no parece existir un feedback entre la empresa de SAT y la pyme a la hora de plantear las mejoras a largo plazo que harán que el problema no vuelva repetirse y mejorarán el proceso de trabajo de la empresa. En parte porque la empresa de SAT no lo tiene con los técnicos que han solucionado la avería.
Propuestas de mejora
Porque esto es parte del problema. No sólo se trata de solucionar un problema, sino de documentarlo en primer lugar. De esta manera somos conscientes de las incidencias que hemos tenido a lo largo del tiempo con distintos dispositivos en un empresa. Puede que una impresora nos haya dado muchos problemas a lo largo del año, pero necesitamos saber a qué son imputables, si al hardware a los consumibles, al mal uso que hacen los empleados, etc.
A partir de estos datos podemos tomar la decisión correcta. No se a quién corresponde esta labor. En mi opinión debe quedar dentro del ámbito de la pyme para no perder el histórico si cambiamos de SAT, pero siempre con una herramienta adecuada que nos ofrezca esta opción histórica de encontrar todos los problemas de un equipo y no tener que fiarnos de nuestra memoria para recordar los problemas que ha sufrido en los dos últimos años.
Una pequeña base de datos es fundamental para detectar donde están los problemas en nuestra empresa. Y aquí el SAT debe proponer las herramientas adecuadas. Además en base al histórico de estos datos proponer las mejoras que debemos establecer para mejorar la continuidad del negocio, pero también para aprender a trabajar de forma más productiva.
Más administración = menos reparación
Y es que al final lo que muchas empresas piden a un SAT es que les ayude a mejorar, no solo a mantener sus equipos en marcha. Mejorar con soluciones adecuadas para la empresa y para ello se necesita más visitas de administradores de sistemas y menos de técnicos de sistemas. O lo que es lo mismo, un estudio previo y adecuado de la administración de los sistemas supondrá un menor coste en reparación y visitas de técnicos.
De esta manera ganan las dos empresas. El SAT porque tiene que desplazar menos veces a un técnico a la empresa porque ha conseguido con una buena labor previa reducir el número de incidencias y por otra parte la empresa que al final consigue soluciones que mejoran su forma de trabajar, sus sistemas y tiene una mayor continuidad en su negocio. Y para ello es fundamental un buen conocimiento mutuo entre ambas para saber que podemos esperar la una de la otra.
En Tecnología Pyme | Claves para elegir un servicio técnico
Imagen | miniyo73 | LaMenta3