Dentro de los activos de las empresas el material informático es una parte importante en muchas de ellas. Pero normalmente el control se pone en la parte física, el hardware, mientras que la parte lógica, lo que hace que dichos equipos funcionen, no tanto. Por eso es necesario realizar un inventario de software en la empresa para tener controlados los activos que tiene.
En el caso de aquellos que tienen una renovación mensual o anual, es más sencillo. Al tener que contabilizar las facturas se tiene conocimiento de qué tienen que pagar. Pero en el caso de los que se compran una vez, en un único pago por licencia no es tan sencillo y muchas veces caen en el olvido.
Se trata de saber que tiene instalado cada equipo, con qué licencia cuenta cada uno de ellos, y cómo se pueden volver a poner en marcha en caso de tener un problema con el hardware. A veces se tiene la licencia, pero no se tienen los medios de instalación necesarios a la hora de volver a poner en marcha o traspasar la licencia de uso a otro equipo que necesite dicho programa.
Al fin y al cabo se trata de dinero que ha invertido la empresa, pero sobre el que no se tiene el debido control. Sólo se preocupan de que todo esto funcione, pero sin saber qué ocurriría si mañana un puesto de trabajo tiene un problema y hay que partir de cero para su instalación. Si tenemos otro igual no hay problema, ya que se puede hacer una copia y personalizarlo para dicho puesto, pero si no ocurre así, lo cierto es que tendrá un problema.
En este caso es una cuestión que no debe quedar en manos de la empresas externas que lleven el mantenimiento informático, sino que en algún documento tiene que quedar reflejado. De otra forma un cambio de empresa al final tiene como consecuencia una pérdida económica importante, ya que no se tiene la información necesaria si no está debidamente documentado.
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