Aunque no dejamos de oír hablar sobre las bondades de la empresa sin papel, la gestión digital de documentos y las ventajas económicas y de productividad que esta forma de trabajar trae consigo, la realidad de muchas pymes es que la impresión de documentos, la obtención en papel de listados y las fotocopias siguen siendo la forma habitual de trabajar.
La aproximación ideal a esta circunstancia sería intentar cambiar nuestros procedimientos de trabajo para reducir al máximo la emisión de papel. Pero abordar un cambio semejante no es ni sencillo ni factible a corto plazo para la mayoría de las empresas, por pequeñas que estas sean.
Sí lo es, sin embargo, tratar de optimizar el rendimiento de nuestros sistemas de impresión, cuestión que se puede abordar de distintas formas, siendo una de las más interesantes, por la facilidad de adopción, la contratación de una solución integral de impresión para nuestra organización. ¿Alguna vez os habéis planteado cuanto os cuesta imprimir una página? ¿Y a toda la empresa? ¿Cuánto le supone este concepto al mes o al año?
Trabajar con impresoras personales si los volúmenes que manejamos son altos, es un desperdicio de tiempo y de dinero. Si contamos con un grupo de equipos heterogéneo, con diferentes modelos de impresoras, con consumibles diferentes y con capacidades no siempre ajustadas al trabajo que tienen que efectuar, es más que probable que estemos pagando de más por cada página que imprimimos.
Las soluciones de pago por página llevan ya un tiempo en el mercado, y seguro que más de uno ya las utiliza o ha oído hablar de ellas.
En esencia, consisten en que una empresa se encarga de proporcionarte las máquinas (tanto impresoras como fotocopiadoras en la mayoría de los casos), los consumibles y el servicio técnico que necesites a un coste determinado por copia impresa. Existe también la posibilidad de incluir una cantidad fija mensual de impresiones a un precio determinado, de forma que sabes siempre cuánto vas a pagar cada mes por este concepto. No compras ni alquilas los aparatos, simplemente pagas por hacer uso de ellos.
Expongamos de forma breve las ventajas e inconvenientes que tiene este modelo de trabajo:
Ventajas
- Simplificamos el control del gasto y la gestión. Todo nos lo proporciona una misma compañia, no tenemos modelos diferentes de tóner, ni diferentes proveedores.
- Podemos acceder, sin tener que hacer desembolsos importantes, a equipos que de otra manera no nos plantearíamos utilizar por su coste. Más rápidos, capaces de manejar mayores volúmenes de trabajo o con funcionalidades que nos ayuden a acercarnos al ideal de trabajar sin papel que os comentaba al principio (por ejemplo, una impresora pra grupos de trabajo con un buen escáner departamental).
- Tanto los mantenimientos periódicos como las reparaciones necesarias están incluidos. Dejamos de preocuparnos de si se estropea, que tengo que llamar al servicio técnico oficial, que cuánto me va a costar la reparación, que si está en garantía, etc. No perdemos tiempo teniendo las máquinas paradas por un fallo
Inconvenientes
- Generalmente estos contratos vienen con una obligación de permanencia mínima, que excepto en casos muy concretos, los suministradores son muy reticentes a negociar.
- Si por cualquier motivo nos falla la empresa con la que hemos contratado (es lenta en enviarnos consumibles o el servicio técnico no funciona bien), nos puede afectar de forma importante, ya que todo nuestro sistema de impresión depende de ellos.
- Si no valoramos bien cuales son nuestras necesidades reales de impresión, podemos vernos pagando al mes por copias que no estamos realizando.
Se trata sin duda de una solución digna de tener en cuenta. En la situación actual es factible obtener buenos precios debido a la competencia que está surgiendo en este segmento y nos podemos ahorrar bastante dinero y quebraderos de cabeza con el cambio.
Foto | Carlos Luna